Las nuevas reglas de etiqueta de negocios
Forbes - sábado, 18 de octubre de 2014
No, que tengas un smartphone no significa que
debas usarlo a toda hora; hay tiempos y lugares para revisar tu e-mail o esas
fotos de gatitos en Facebook. Conoce algunas de las reglas básicas a la hora de
hacer negocios.
Una lánguida tarde de verano volvía de mi clase
de yoga de medio día en el gimnasio de la oficina cuando me encontré con mi
jefe en el elevador. “¿Cómo van las cosas?”, preguntó. Recién salida de mi
rutina sólo pude atinar a responder: “Es agosto. Estoy teniendo problemas para
concentrarme.”
“Nunca tengo ese problema”, disparó de nuevo,
con el ceño fruncido. ¡Argh!, me dije a mí misma. ¿No pude haber dicho algo más
apropiado?
La etiqueta de oficina puede resultar difícil
en estos días de constante comunicación digital, espacios de trabajo abiertos y
ejercicio en la oficina. Para obtener ayuda en encontrar la manera de
comportarse correctamente, un libro escrito por Vicky Oliver, un consultor de
carrera, ofrece consejos sobre todo, desde cómo conducirse en el cubículo hasta
la etiqueta de correo electrónico. 301 Smart Answers to Tough Business
Etiquette Questions (301 respuestas inteligentes a preguntas difíciles sobre
etiqueta en los negocios) también cubre modales para la mesa del siglo XXI (que
no son tan diferentes de los de los viejos tiempos) y qué hacer cuando estás
sentado entre dos personas aburridas en una cena de negocios (dividir tu tiempo
entre ellos).
Uno de los cambios más importantes de la vida
de oficina del siglo XXI es la ubicuidad de los dispositivos como smartphones y
tablets. Oliver advierte de varias prohibiciones. A pesar de que todo el mundo
lo hace, no escuches tu reproductor de música en el ascensor. “El uso de
audífonos es como ponerse un cartelito de “No molestar”, dice ella. Así
enviarás un mensaje a tus compañeros para que te dejen en paz, un gesto poco
amistoso, en el mejor de los casos.
Tampoco revises tus mensajes de correo
electrónico en el elevador, añade. “Eso es actuar como si estuvieras en un
tanque de aislamiento”, advierte. Desconectarse no es sólo cortés, afirma. “Si
uno quiere salir adelante, tiene que salir de su capullo. “Elevadores y
pasillos son puntos clave para generar interacciones amigables y positivas con
tus compañeros. Utilízalos.
Oliver también tiene algunos consejos opuestos
sobre cómo navegar las oficinas abiertas y cubículos. Aunque la arquitectura de
cubículos parece sugerir que los trabajadores están disponibles para la
interrupción en todo momento, a la mayoría de nosotros nos gusta tener nuestro
espacio vital (y laboral). No sólo irrumpas, anuncia tu llegada, ya sea
verbalmente, diciendo “hola” o “toc toc”. Haz una pausa antes de entrar.
Intenta acercarte desde la línea de vista de tu colega. Considera también
llamar o enviar un correo con anticipación y preguntar si puedes pasar a una hora
determinada.
Cuando se trata de comunicación, ya sea por
teléfono, texto o correo electrónico, Oliver dice que muchos de nosotros
tenemos que reaprender la etiqueta. Sobre los mensajes nocturnos, a Oliver no
le gustan, ni siquiera los de correo electrónico. Si tienes una idea brillante
a medianoche, escríbela, pero déjala como borrador y envíala a las 9 de la
mañana del día siguiente.
Lo mismo ocurre con los jefes. Oliver dice que
una falta de etiqueta del jefe es acosar a sus empleados con mensajes a
deshoras o durante los fines de semana. Si recibes un mail de tu jefe en
sábado, dice, estará bien si respondes después de 24 horas. “Estarás siendo más
que amable al responder en domingo”, dice. “También estarás poniendo barreras,
delimitando la frontera entre tu semana laboral y tu fin de semana.”
He aquí hay 10 tips destacados de etiqueta de
negocios:
1. Toca antes de entrar en un cubículo. Trata
de acercarte desde la línea de vista de tu colega. Haz una pausa antes de
entrar, pregunta si es un buen momento para hablar.
2. Llama o escribe antes de llegar. En vez de
dirigirte directamente hacia el cubículo de tu colega, ponte en contacto con él
con anticipación y pregunta sobre el momento más conveniente para visitarlo.
3. No dejes mensajes de voz cuando sepas que la
persona está fuera. La medianoche no es un buen momento para dejar un mensaje
de voz o enviar una nota. Si tienes una idea brillante en la madrugada, escribe
un correo electrónico y ponlo en tu carpeta de borradores. Haz clic en “enviar”
hasta las 9 de la mañana siguiente.
4. Si eres el jefe, no envíes correos
electrónicos exigentes el fin de semana. A menos que tu equipo esté en el
cierre de un proyecto muy importante, redacta tus instrucciones durante el fin
de semana, pero no las envíes sino hasta el lunes por la mañana.
5. Si recibes un email del jefe durante el fin
de semana, puedes tomarte un día para responder. No se puede ignorar la
solicitud de fin de semana de un jefe por completo, pero se puede esperar 24
horas antes de responder. Está bien establecer un límite alrededor de tu tiempo
personal.
6. No uses audífonos en el elevador o el
pasillo. “Usar tapones para los oídos es como ponerte un gran cartel de no
molestar”, dice Oliver. Se envía el mensaje de que quieres que te dejen en paz.
7. No revises el correo electrónico en el
vestíbulo o elevador. “Eso es actuar como si estuvieras en un tanque de
aislamiento”, señala Oliver.
8. No toques los alimentos de tus colegas en el
refrigerador de la oficina. Los límites son importantes en el intenso entorno
de oficina de hoy. Eso incluye respetar el hecho de que tú no compraste ese
yogur, no importa cuánta hambre tengas.
9. Viste un escalón arriba del look casual de
oficina. Mark Zuckerberg podrá usar sudadera, pero tú debes usar una camisa con
cuello y manga larga.
10. Usa el humor para recuperarte de un paso en
falso. ¿Has hecho o dicho algo que viola las reglas de etiqueta? Búrlate un
poco de ti mismo. Enviar un email después del penoso hecho será en parte
disculpa, en parte broma autocrítica.
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