revolución

La revolución (que ya viene) en los espacios de trabajo

Forbes - ‎viernes‎, ‎3‎ de ‎julio‎ de ‎2015

El diseño de los espacios para trabajar sigue respondiendo a los caprichos de sus líderes. La transición no se vislumbra fácil, pero el avance tecnológico, la retención del talento y el caos de las ciudades terminarán por convencer a las empresas.

Sandra tenía que llegar todos los días a las ocho en punto de la mañana (al tercer retardo se le descontaba un día de salario). ¿Su labor? Reco­lectar información de los nuevos productos que llegaban a la empresa importadora para la que trabajaba. Esta información la conseguía por internet. El trabajo que realizaba esta­ba listo a veces en tres, cuatro horas, otras veces en seis; todo dependía de la carga de ese día. La travesía para llegar a su trabajo no era fácil: si bien la distan­cia no era más de 20 kilómetros, el tiempo que invertía por las mañanas era por lo menos de una hora y media.

Ella nació en 1985, es de la genera­ción de los millennials, jóvenes que buscan desarrollo profesional, en un ambiente de trabajo agradable y que les permita tener un equilibrio entre su vida personal y profesio­nal. ¿Este trabajo cumple con sus expectativas? No. A los dos años, ella recibió una mejor oferta y sin pensarlo se fue.

Las labores que realizaba bien hubiera podido llevarlas a cabo en una oficina intermedia entre su casa y el trabajo, quizá desde la comodi­dad de un café internet y sólo acudir a la oficina algunas veces por sema­na. Lo que vivió Sandra es lo que viven millones de personas: trasla­dos a los lugares de trabajo de hasta cuatro horas al día y actividades que podrían realizarse vía remota.

Ese tiempo podría aprovecharse para ser más productivos, ¿no?

“La oficina va a cambiar total­mente con respecto a la oficina tra­dicional. Lo que tenemos es lo que viene de la Revolución Industrial. El modelo de trabajo con ordenador lo tenemos que superar; el cambio es tan grande que tenemos que adaptar el espacio a la nueva realidad”, dice Francisco Vázquez, presidente de Workplace Conference.

El concepto de oficina como hoy lo conocemos debe transformarse porque el tráfico de las grandes ciudades impide la movilidad en corto tiempo, porque la tecnología nos permite ser omnipresentes, porque las nuevas generaciones no están dis­puestas a sacrificar su vida personal por la profesional y porque sencilla­mente nada es estático, explica.

En muchos casos, los em­pleados podrían tener una especie de oficinas satélite perfectamente bien acondicionadas para realizar su trabajo vía remota. Este tipo de oficinas estarían entre los corporativos y los hogares de los trabajadores: “Necesitaré un lugar corporativo para hacer determinadas tareas, si tengo que hacer un face to face, o por si tengo que reunirme con alguien”, ar­gumenta Francisco Vázquez.

Para Guto Requena, direc­tor general de Estudio Guto Requena, la tendencia es que los espacios de trabajo sean cada vez más parecidos a los hogares, en donde se combinen diversos elementos, incluso que mejoren la acústica y que sean más coloridos: “La nueva genera­ción no quiere trabajar como las generaciones anteriores… Hoy en día, el trabajo y la vida personal se fusionan, yo trabajo cuando estoy en mi casa, antes de dormir abro mi computadora o mi teléfono y puedo trabajar un poco, pero en el trabajo también puedo descan­sar”, explica.

El home office no es todo

En la década de los 90 inició la moda de trabajar en casa, justo cuando la tecnología permitió tener conexio­nes para internet en los hogares. Pero este sistema tampoco funcio­na en todos los casos: “Nosotros vivimos un momento muy colectivo, estamos todos conectados y el traba­jo en casa es muy solitario. Muchas personas creían que el home office era la tendencia, pero debe ser un mix”, dice Requena.

Esto no está peleado con incorpo­rar algunos elementos de la casa en la oficina. Ésta podría ser pet friend­ly, destinar un área para bicicletas y ser flexible en los horarios. “Noso­tros percibimos que la productividad incrementa mucho cuando se ofrece esa flexibilidad”, dice.

Para Andrea Soria Sotelo, consul­tora de Workplace Knowledge Latam de Herman Miller, el home office no es tema que deba tomarse a la ligera. En México sólo 10% de la población que trabaja hace home office, explica, y lo primero que se debe tomar en cuenta es el perfil de los trabajadores y la disciplina: “Todavía hay gente que sigue necesitando que le digan qué hacer, el otro tema es el de resul­tados y metas”, dice.

Para el presidente de Workpla­ce Conference, ésta debería ser la tendencia, espacios distribuidos que permitan a los trabajadores ser más productivos y que estén más con­tentos. Así, explica que los espacios nucleares sólo se destinarán a las actividades que no se pueden reali­zar en otros lugares, como reunirse con otros, hacer juntas, procesos de brain storming, entre otros.

En este sentido, también la tec­nología jugará un papel importante, explica la experta de Herman Miller, porque la tendencia será que los trabajos repetitivos sean realizados por un máquina y “las personas que trabajen en una oficina estarán dedi­cadas a temas de ideas y generación de nuevas cosas”, dice.

Un viaje por el espacio

Soria Sotelo relata que tenían como cliente a una aseguradora, que ya había tomado la decisión de que 60% de sus empleados no tendría un lugar asignado y la pregunta obligada fue cuáles serían las áreas “flotantes”: “Imagínate que personas de finanzas no iban a tener un lugar asignado, y es más, gente que no te­nía laptop, ¿cómo les vas a decir que diario tienen que elegir un lugar di­ferente?”. De esta forma, una de las consultorías que ella realiza es la de Bienes Raíces de Alto Rendimiento, que tiene como objetivo hacer un uso eficiente de los espacios y evitar la subutilización.

Herman Miller realizó una serie de encuestas y entrevistas a líderes de empresas para conocer cómo es que determinaban los espacios que requerían. El hallazgo fue: “Nos estamos basando en opiniones, en perspectiva humana de cómo se utilizan los espacios. Lo que pasa es que en las empresas somos territoriales. Entonces, el que está en Recursos Humanos siempre va a luchar para que no le quiten sus espacios, que no le quiten la salita de juntas”, dice.

Otra de las cuestiones que resul­taba muy difícil de averiguar, expli­ca, era el tiempo que los empleados permanecían sentados haciendo uso del espacio. La ciencia les dio la respuesta.

Foto: Michelle Burgos.

El juego de las sillas

Herman Miller, explica Soria Sotelo, se alió con una empresa tecnológica para desarrollar unos sensores (ace­lerómetros de espacio) que coloca­rían debajo de todas las sillas de las empresas en cuestión para detectar cualquier cambio. Estos sensores permiten detectar hasta el más mí­nimo movimiento, como arreglarse el cabello, acomodarse en la misma silla, tomar algún objeto, etc.

Los artefactos se colo­can por tres semanas para conocer el uso que se le da a los espacios durante todo el día. En Estados Unidos, este análisis (Performance Environment) está disponible desde hace siete años y se ha practicado en 250 empresas; en México se ha aplicado en cuatro empresas desde hace dos años.

Los resultados permiten deter­minar, a través de un patrón de reu­niones, quiénes son los empleados residentes, es decir, los que utilizan su espacio por más de 60% del tiempo. El segundo nivel es el de los flexibles, quienes utilizan entre 30 y 60% su espacio; es decir, sí utilizan su espacio base, pero tienen juntas constantemente. Utilizar el espacio por menos de 30% del tiempo, se considera subutilización, y es ocu­pado por la gente que no requiere de un lugar fijo, explica Andrea.

Los resultados científicos de los sensores permitirán saber cuáles trabajadores son aptos para tener un lugar fijo y conocer el espacio real que utilizarán como oficina: “Mu­chas empresas deciden buscar 3,500 metros cuadrados, pero podrían vivir en 2,200 metros, pero ya buscas algo con una base real. Muchos de­ciden quedarse con los 3,500 metros cuadrados, pero entonces se deciden por tener cuartos de lactancia, una cafetería o áreas para colaboración pero más lúdicas”, dice.

Los resultados

Fue entonces que se descubrió que los espacios más subutilizados son los de visitas, los comedores, y se supo quiénes podrían compartir un lugar. El despacho se dio cuenta de que las reuniones que se hacían para trabajos colaborativos no te­nían nada qué ver con la jerarquía de los empleados, sino con el tipo de actividad que realizan.

“Todos dicen: no tenemos salas de juntas, siempre están llenas, y a la hora de practicar el estudio, te das cuenta de que están subutilizadas”, dice Andrea. La razón, explica, es que anteriormente el cálculo para determinar cuántos sitios se reque­rían para una sala de juntas era de acuerdo con el número de habitantes en la oficina. La mayor cantidad de estas salas tiene ocho lugares; enton­ces: “Aunque estén ocupadas todo el día, sólo hay dos personas en una sala que es para ocho o 10 personas”, dice. Conclusión: el resto está subutilizado.

Si la compañía está pensando en que es hora de tener oficinas, lo me­jor, explica la consultora de Herman Miller, es primero definir el carácter de la organización y concientizar a los trabajadores sobre las implica­ciones que tienen los espacios. No todo es el espacio tipo Google.

“Algunos nos dicen que quieren muchas áreas de reunión y salas lounge, pero si estas salas no tienen conexión (a internet), entonces no se utilizan; y tendría que haber una inversión en tecnología. Si tienes jefes que van a ver a sus empleados que están descansando con sus disposi­tivos (móviles) en los sillones y ellos mandan un mensaje para decirles que eso está mal, entonces la gente no los va a utilizar”, dice.

Buscar oficinas, explica, es un tema de planeación que pocas veces se hace porque los temas corpo­rativos tienden a ser reactivos, de imagen y muy físicos. Y es que la gente pasa más tiempo en su lugar de trabajo que en la casa y al final, el espacio es el que se debe adaptar a la manera de trabajar.

“Definitivamente sí se van a reducir los espacios de las oficinas, estamos convencidos. Habrá más áreas colaborativas y aunque todavía hay estaciones personales, se em­pieza a migrar a que no sean asignadas, pero que sí sean más pequeñas”, concluye.

Errores comunes

Para Guto Requena, en el di­seño de oficinas, es fácil caer en la pretensión: “Querer ser muy chic y muy elegan­tes. Yo creo que el espacio tiene que ser muy honesto, porque las personas recono­cen esa honestidad”, dice. Otro de los errores comunes es la falta de color, explica, además de elementos como el uso de madera y hasta de plantas. Esto promueve la identidad de los espacios.

Francisco Vázquez opina que es necesario cambiar la forma de pensar: “No podemos inventar los espacios de trabajo sobre los actuales. Necesita­mos cambiar el carro ya, y no se trata de meterle llantas nuevas”.

Para él, Google no es un caso de éxito porque sigue con el modelo de sede corporativa, tiene zonas que favorecen el relajamiento, la inspiración y la creatividad, pero no ha superado la oficina tradicional “de que voy a un sitio a trabajar”. Otras compañías, sostiene, han recurrido a las oficinas satélites, sobre todo en ciudades grandes.

Soria Sotelo considera que las compañías suelen pensar que pronto necesitarán más espacio, sin primero analizar si el que ya tienen está bien utilizado. Tomar decisiones basadas en opiniones personales y no considerar las implica­ciones de management que pueden tener ciertos espacios abiertos son otros aspectos que pocas veces se toman en cuenta. Así, puede haber es­pacios para descanso y relaja­miento, pero si los superiores no aceptan estos espacios, seguramente los trabajadores no los utilizarán.

No realizar una correcta gestión de cambio podría fomentar un mal clima laboral: “Si la gente está acostumbrada a trabajar de cierta manera y de un viernes a un lu­nes le cambias la jugada, en donde la persona ya no tenga en dónde guardar sus cosas y sin un lugar asignado, la primera impresión será negativa”.

No hay vuelta atrás, dice Francisco Vázquez: “Nosotros hicimos un estudio en 90 compañías en Latinoamérica, España y Portugal de todos los sectores, y 50% de los puestos de trabajo en el modelo tra­dicional (de oficina) están vacíos. La gente no está trabajando en sus luga­res.”