¿Nuevo jefe? 8 cosas que debes
hacer para recibirlo
Forbes miércoles,29 de julio 2015
Una de las presentaciones más
importantes que debemos preparar en el desempeño laboral es la que haremos para
recibir al nuevo jefe. Las primeras impresiones son fundamentales: desde el
primer momento hablan del nivel profesional que tenemos y dejan una huella de amplio
espectro que nos acompañará por largo tiempo. Por lo tanto, es muy importante
aprovechar la oportunidad para dar a conocer los mejores aspectos y formar
imagen positiva. La improvisación en este terreno no es aconsejable; hay que
preparar una estrategia que nos permita forjar una buena relación de largo
plazo desde el primer momento.
Al preparar la primera reunión
con el nuevo jefe debemos pensar con cuidado qué vamos a decir, anticipar los
datos que se van a necesitar, calcular el tiempo que vamos a ocupar y un
conjunto de detalles que deben ser cuidados. El fin es dar la información
suficiente para ubicar al recién llegado, para que entienda con claridad qué
posición tienes en el organigrama, qué puede esperar de ti y cómo vas a
ayudarle a conseguir sus propios objetivos. La estrategia es informar con
claridad y lograr –en poco tiempo– decir lo necesario para que el mensaje sea
recibido y no se pierda la atención.
La primera reunión es también la
primera evaluación que el nuevo jefe hará de nosotros; por lo tanto, debemos de
dar los elementos que le permitan calificarnos positivamente. La presentación
que hagamos debe ser diseñada en tal forma que sea efectiva para que nos haga
lucir, que le sea útil y reveladora. Algunos elementos a considerar son:
Ubicar al jefe en el organigrama.
Una persona que está llegando a una organización apreciará mucho entender cómo
se desempeñan los roles en la cotidianidad. Es importante que sepa cuáles son
las responsabilidades de cada posición a su cargo y ayudarlo a entender los
procesos y compartir las formas en que sus actividades pueden simplificarse. Es
enfrentarlo al tablero y decirle dónde están las piezas y cómo debe moverlas.
Explicar los puntos de conflicto.
Toda organización tiene puntos de roce en su cadena de valor. Inclusive algunas
áreas, por su naturaleza, pueden llegar a contraponerse. Este punto es delicado
y debe tratarse con un alto grado de profesionalismo. No se trata de chismear,
sino de advertir los posibles obstáculos para anticipar problemas y ofrecer
soluciones. De igual forma es una oportunidad para ser apreciado como un
elemento que está dispuesto a ayudar.
Escuchar lo que el jefe sabe.
Cuando llega un nuevo jefe es porque los superiores vieron habilidades
necesarias en la organización. Es evidente que viene un entorno distinto y que
cuenta una experiencia que pondrá a trabajar a favor del equipo. Con esta
combinación se forjará un estilo de dirección. Estar atento a esta información
puede servir para entender las formas en que esto impactará las operaciones del
área. Es preciso indagar qué tipo de preconcepciones tiene y abrir la mente:
clasificar en forma objetiva cuáles serán las formas innovadoras que ayudarán
y, en forma sutil, hacerle ver cuáles ideas no se ajustan a la realidad que va
a enfrentar.
Apuntalar las bases de una buena
relación. La primera reunión sirve como cimiento de lo que se construirá en el
futuro. Tener en cuenta que los lazos profesionales son lazos humanos es de
gran ayuda. Dar la bienvenida en forma empática: contar la anécdota de cómo
iniciaste el primer día en la empresa parece un detalle nimio, pero puede ser
la roca sobre la que se constituya una relación laboral eficiente. Por lo
tanto, un objetivo de altísima prioridad es hacerlo sentir cómodo y bien
recibido.
Evitar las obviedades. Para
mantener al jefe (o a cualquier persona) atento es necesario proporcionar
información relevante, emitir mensajes que sean de utilidad para comprender la
posición a la que se está llegando y cómo sus tiempos, movimientos y decisiones
pueden ayudar o afectar su área y a los demás. Abrumarlo con un río de datos no
será de ayuda; repetirle lo que ya sabe, tampoco. La selección de los temas que
se tratarán en la primera reunión debe ser cuidadosa, teniendo en cuenta que la
intención es acercarle datos significativos que le sean de ayuda.
Preparar una lista de preguntas
posibles. La intención es ser empático, tener la capacidad de ponerse en los
zapatos del nuevo jefe, y desde ahí pensar qué información le va a ayudar a
desempeñarse mejor. Es diseñar una especie de manual con las preguntas más
frecuentemente hechas y proporcionar las respuestas. Este tipo de ayudas son
apreciadas y tomadas en cuenta.
Al final de la reunión es
necesario pedir retroalimentación. Pregunta si ésa es la forma en la que le
gustan las presentaciones, si ése es el tiempo adecuado para presentar datos,
si ése es el formato apropiado, si la información fue explicada con claridad.
Es importante que el nuevo jefe tenga un espacio para dar su opinión y que sea
escuchado.
Estar preparado para el cambio.
Un nuevo jefe es una nueva forma de ejercer el liderazgo y hay que estar listos
para asumirlo. Es muy probable que las cosas cambien, que los formularios se
modifiquen, que las formas para reportar se pidan en otra forma. Aquel que esté
mejor preparado para cambiar y se adapte a las nuevas formas tendrá mayores
posibilidades de ser tomado en cuenta.
En términos generales, al
reunirse con el nuevo jefe debemos buscar conocerlo y dejar una buena
impresión. Para ello, anticipar sus necesidades y preocupaciones ayuda a
calibrar el terreno y a preparar una presentación efectiva y exitosa. La mejor
forma para hacerlo es imaginar que estamos sentados en su escritorio y desde
esa perspectiva preparar la reunión, es decir, llevar las cosas al siguiente
nivel. Es situarnos en los ojos y la mente del otro y atestiguar qué sería de
su interés. Lo maravilloso de hacerlo de esta forma es que así estamos
construyendo el camino para que ese sueño se haga realidad. Al ponernos en el
lugar del nuevo jefe y allegarle soluciones, nos estamos acercando en forma
efectiva y estamos preparando el terreno. Conocer al nuevo jefe y darle una
bienvenida adecuada es subir el primer peldaño que nos lleve a una mejor
posición.
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