Pon a trabajar la tecnología a tu favor
Forbes -miércoles, 15 de abril de 2015
Delegar al teléfono móvil la organización de
tus tareas es una forma efectiva de aprovechar los avances en la tecnología, y
sin gastar más.
Los vientos del cambio corren de manera tan
vertiginosa que apenas nos estamos enterando de una novedad, ya está en el
mercado o el proyecto fue cancelado. Hace unos años, Julio Verne era visto por
sus contemporáneos como un hombre con una imaginación exacerbada, tal vez
demasiado turbulenta, y hoy, bajar a veinte leguas para hacer un viaje
submarino es posible y ya se puede dar la vuelta al mundo en mucho menos de
ochenta días. Los niños que imaginaban el futuro con las caricaturas de los
Supersónicos de Hanna Barbera y que se maravillaban al ver como un robot sacaba
de sus entrañas comida caliente y lista para servirse, hace años que usan el
horno de microondas.
Sí, lo que antes era ciencia ficción ya es
realidad. Hoy, los autos hablan, hay conferencias en las que podemos ver a
nuestro interlocutor que puede estar a metros de distancia o del otro lado del
planeta, hay ropa inteligente y las aplicaciones tienen capacidad de llevar
registro de nuestro peso, ritmo cardiaco y de lo que comemos y dejamos de
comer. Además, los avances tecnológicos son cada vez más accesibles y cómodos
para usar. Los aparatos son más ergonómicos y amigables, casi todo el mundo los
sabe usar, y si no es así, es muy sencillo aprender.
Lejos quedaron los tiempos en los que un
ejecutivo tenía un séquito de asistentes que se peleaban por organizar agendas,
recordar pendientes y prevenir olvidos. Para los que extrañan esas épocas, la
tecnología tiene buenas noticas. Existen formas novedosas de recuperar todas
esas ayudas del pasado utilizando el aparato más democráticamente popularizado
entre la humanidad del tercer milenio: el teléfono inteligente.
Sin importar si alguien tiene un sistema
efectivo de manejar sus pendientes o si es un desastre para organizarlos, el
teléfono móvil es una herramienta maravillosa que sirve para mucho más que para
hacer llamadas, enviar mensajes y jugar. El aparato puede contribuir a
simplificar la vida en forma rápida, sencilla y accesible.
Poner a trabajar al teléfono móvil a nuestro
favor, delegándole la organización de nuestras tareas, es una forma efectiva de
aprovechar los avances tecnológicos, sin gastar más. El éxito radica en
triunfar sobre el geniecillo desordenador que habita en las mentes y que hace que
se nos olviden las cosas. Para ello, hay tres retos fundamentales a vencer:
Los avances que ha sufrido la tecnología de la
telefonía celular brindan facilidades cada vez mejor pensadas para ayudar a los
propietarios. Por ejemplo, la mayoría de los aparatos cuenta con sistemas de
reconocimiento de sus dueños, ya sea por voz, huella digital o contraseña. La
mayoría se sincronizan en tiempo real con computadoras de escritorio, laptops,
tabletas y no hay necesidad de ir cargando por el mundo con cada aparato que
necesitamos para trabajar. Un teléfono inteligente es más que suficiente.
Además, en muchos casos ya ni siquiera se
requiere de capturar la tarea. Se le puede dictar al aparato y éste se
encargará de tomar nota, registrar la tarea, enviar recordatorios y coordinar a
las personas involucradas. Lo mismo que haría una secretaria supereficiente,
pero en menos tiempo. Claro, el teléfono todavía no sirve café, al menos no por
lo pronto.
Crear un sistema de recordatorios en el
teléfono ayuda a establecer compromisos y a llevar a cabo ciertas tareas,
independientemente del lugar en el que nos encontremos. La mejor forma de ser
diligente es revisando las listas de pendientes. Hay aplicaciones que marcan la
antigüedad de las tareas que aún no se han realizado, y no hay manera de
olvidarlas, pues aparecerán ahí hasta que se hayan cumplimentado.
Un buen hábito es empezar el día revisando la
lista de pendientes y palomear aquellos a los que se les va dando curso, y
terminar el día verificando qué es lo que quedó en el tintero para ocuparse de
ello al día siguiente. Esta sencilla costumbre es una extraordinaria tarea de
planeación que ayuda a ahorrar tiempo y a evitar desperdicios. Así se pueden
agrupar las actividades que están en el mismo rumbo, que se deben llevar a cabo
con las mismas personas, que requieren cierto nivel de concentración o tiempo.
La mayoría de las aplicaciones advierten cuando se están encimando actividades,
lo que impide una mala estimación de los tiempos, previene dejar a personas
esperando y evita que se pase por alto una cita.
Algunas prácticas efectivas son serle fiel a la
aplicación que organiza las tareas y no estar usando varias a la vez. Asociar
los recordatorios a una hora específica del día para que sean efectivos y
cumplan su misión: evitar los olvidos. Fijar los recordatorios a momentos en
los que podrán ser atendidos. Usar el botón de repetición de alarma en forma
inteligente, no habituarse a usarlo en forma automática. Usar las opciones de
“no molestar”, al estar en una reunión para que los recordatorios no aparezcan
en momentos incómodos. Hay tantas otras como necesidades de organización
tengamos, son flexibles y fáciles de usar.
Poner a trabajar la tecnología a nuestro favor
es muy sencillo y rápido. No necesitamos ser grandes potentados de empresas
tecnológicas ni expertos programadores. Además, eso significa que podremos
organizarnos en forma efectiva, evitaremos olvidos y nuestra lista de
pendientes estará, por fin, al día.
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