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 4 palabras que asustan a nuestros equipos de trabajo

FORBES, 9 de septiembre del 2015

Para optimizar el proceso comunicativo es necesario estar al pendiente de esas palabras que entorpecen y merman las ideas que queremos informar. La palabra debe ser el vehículo por el que circule nuestro pensamiento, no un arma que asuste a nuestros equipos de trabajo.

No hay duda: las palabras son armas poderosas. El uso adecuado del lenguaje puede crear castillos y escenarios de ensueño; sin embargo, también nos puede generar grandes traspiés. Como bien dijo Samuel Johnson: “El lenguaje es el vestido del pensamiento.” Curiosamente, la mayoría de las personas cuida mucho la etiqueta del vestir y desatiende la de la expresión. En muchos sentidos, la palabra fija el límite de los pensamientos, crea fronteras que en instantes se convierten en despeñaderos. El problema es que el uso del léxico es tan cotidiano que lo descuidamos; es tan automático, que lo damos por hecho y lo descuidamos. Pero si hiciéramos conciencia de la relevancia que tiene este vehículo de comunicación seríamos más meticulosos.

El lenguaje es la herramienta de comunicación más importante. Es, como dice Friederich Hölderlin, “el bien más precioso y a la vez el más peligroso que se ha dado al hombre”. Cuando la palabra se deteriora se vuelve menos elocuente, menos precisa, menos notable, y empieza a filtrarse una curiosa distracción que puede ser muy dañina en el campo profesional. Es una especie de ruido que aturde a los colaboradores e impacta los resultados en los equipos de trabajo. Y para optimizar el proceso comunicativo es necesario estar al pendiente de esas palabras que entorpecen y merman las ideas que queremos informar.

Hay palabras que les ponen la piel de gallina a nuestros colaboradores. Para evitar ser nosotros los que colocamos los obstáculos, sugiero usar lo menos posible las siguientes palabras que asustan a nuestros equipos de trabajo.

Excepto. La palabra denota una advertencia velada, que por lo general se emplea como una excusa. Es una limitación de lo que se expresa, pero que bien utilizada marca una frontera de aplicabilidad. Es una palabra muy ambigua, porque ordinariamente viene aparejada de un discurso que da instrucciones y las deja sin vigencia para un grupo determinado o una circunstancia particular. Es un término muy confuso y la mayoría de las veces lleva a un resultado equívoco.

Las excepciones deben de ser limitadas en su uso. Es preferible delinear con mucho cuidado lo que se pretende comunicar, destacando pormenorizadamente cuáles son los grupos y actividades involucradas, en vez de enlistar las exclusiones.

Una excepción refleja sutilmente un privilegio, una anormalidad o una rareza. Es mejor abordar el tema desde otro punto de vista, señalando a los involucrados, dejando claro qué y cómo se deben hacer las cosas, en vez de generar distinciones. Es más claro.

Problema. Abordar al equipo de trabajo para hablar de problemas da la impresión de que se va a tratar de un asunto serio. El abuso de esta práctica desgasta la potencia de la palabra, y en vez de que los colaboradores vean una dificultad que se debe solucionar, se puede interpretar como la existencia de una mala organización del trabajo o dar la impresión de un jefe como una persona cerrada que no se abre a nuevas posibilidades ni tiene deseos de asumir nuevos retos.

Si en vez de sobreusar la palabra problema usáramos términos como situación, circunstancia, condición, se estaría afrontando el tema desde una perspectiva menos grave que propicia la comunicación.

Es verdad, la cotidianidad del mundo corporativo presenta obstáculos. Una mejor forma de manejarlos es hablar con los colaboradores, platear el contexto y propiciar la retroalimentación, en vez de asustarlos con la gravedad de la palabra.

Urgente. Seamos conscientes: la palabra urgente habla de una emergencia y no todos los días se presentan estas situaciones. En todo caso, una urgencia real requiere de un correo electrónico, una llamada, una visita que se tiene que hacer en el momento, es decir, de una intervención inmediata. En esa condición, todas las prioridades se tergiversan y hay que darle importancia para salir adelante. En una urgencia es poco factible medir los resultados; lo que se busca es salir adelante y después evaluar los daños causados por una disrupción.

El inconveniente de denominar cualquier cosa como urgente es que, efectivamente, las prioridades cambian de lugar y cada quien acomoda las urgencias como mejor le parece y no como debe de ser, o no como se preveía.

Al denominar todo como urgente se detona un círculo vicioso y las actividades dejan de tener esa calidad de apremio. Entonces los correos electrónicos que vienen clasificados como urgentes ya no se abren y pueden pasarse por alto verdaderas situaciones de inminencia.

Espera. La imprecisión de la palabra luce por sí misma. Es una orden, y las órdenes generan acciones, pero ésta no: ésta pone en pausa al interlocutor. Un espérame tantito, tan común en nuestro lenguaje, propicia una brecha de comunicación. Es un detonante para posponer pláticas, aplazar acuerdos y, eventualmente, olvidarlos, dejarlos en el tintero.

Pedirle a alguien que se espere tantito, y luego relegarlo al abandono, habla de una persona poco enfocada y señala a un individuo que es incapaz de atender con atención al equipo de trabajo. Para un colaborador es muy frustrante acercarse a un jefe que siempre lo está mandando para después, que permanentemente está postergando la comunicación.

Lo mejor es tener una agenda ordenada y respetarla. En el poco probable caso de tener que diferir una cita, hay que hacer un compromiso de ponerle otra fecha en la agenda, y en esa oportunidad es imprescindible no fallar.

La palabra debe ser el vehículo por el que circule nuestro pensamiento, no un arma que asuste a nuestros equipos de trabajo. El lenguaje es un instrumento maravilloso que debemos usar a nuestro favor. “Una palabra bien elegida puede economizar no sólo cien palabras sino cien pensamientos”, dijo Henri Poincaré. Toda palabra es un universo, en el cual está encerrado, como en un cofre de tesoro, la mente del que habla. Por lo tanto, cuidar el uso adecuado del lenguaje puede crear castillos y escenarios de ensueño, en vez de generar grandes traspiés. Ana María Matute dijo con toda precisión: “La palabra es lo más bello que se ha creado, es lo más importante de todo lo que tenemos los seres humanos. La palabra es lo que nos salva.” Así es, si y sólo si la usamos en forma adecuada, con exactitud y sin abusos.