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Diez reglas de buena educación para videoconferencias  

The  wall street journal-  mayo de 2016  

Llegó el gran día: usted tiene una videoconferencia con el presidente ejecutivo de su compañía para presentarle sus ideas. Llega puntualmente a la cita y está perfectamente preparada.

Pero, ¿está al día con las reglas de etiqueta para estar frente a una cámara en Internet?

Los servicios de video como Skype, Google Hangouts y Join.Me son una presencia cada vez más común en las oficinas. Ofrecen una sensación de inmediatez que las conferencias telefónicas no pueden brindar y generan grandes ahorros en comparación con los viajes para reuniones cara a cara.

No obstante, las videoconferencias tienen su propio código de conducta y no hay que dejar que las pantallas pequeñas y una atmósfera que en ocasiones puede ser engañosamente informal nos jueguen una mala pasada.

Hablamos con expertos en etiqueta y videoconferencias. Lo que sigue son algunos de las más importantes recomendaciones sobre qué hacer y no hacer en video llamadas relacionadas con el trabajo.

No teclee. Usar el teclado de su computadora durante una videoconferencia no sólo genera un ruido molesto, sino que indica que usted no está prestando atención. El resto de los participantes podría suponer que está trabajando en algo no relacionado con la conversación. Incluso si está tomando notas, el golpeteo de las teclas puede distraer a los demás. “Es probablemente el mayor paso en falso”, dice Angie Hill, directora general de marketing de audiencia de Skype.

Consejo: si necesita tomar notas, es mejor que lo haga a mano. Y si es absolutamente necesario utilizar el teclado, pulse el botón de silencio.

Mire a la cámara. Mantener el contacto visual genera confianza y comunica que la conversación es importante para usted. Pero si mira directamente a la cámara de su computadora para que los espectadores puedan ver sus ojos, le va a ser difícil seguir de cerca lo que está sucediendo en la pantalla.

En los momentos clave en que todos los ojos están puestos en usted—por ejemplo, cuando está haciendo su presentación o se está presentando—, mire a la cámara. De lo contrario, es correcto que mire a las otras personas en la llamada.

Consejo: Mueva la ventana del video-chat cerca de la cámara de su computadora para mirar las caras de los participantes y a la cámara al mismo tiempo.

No coma. ¿De verdad piensa llevar un sándwich de atún a la sala de reuniones? Entonces tampoco lo lleve a la videoconferencia. El hecho de que los otros asistentes no puedan oler la comida no quiere decir que no puedan escucharlo o verlo masticar. Además, la comida es la principal de las distracciones.

“Ahora estoy viéndolo comer un sándwich en lugar de prestar atención a lo brillante que usted dice que es”, afirma Lindsey Pollak, consultora de etiqueta de trabajo en la ciudad de Nueva York. “Y seamos francos: nadie se ve bien cuando está comiendo”.

Consejo: Deje el sandwich en la mesa y tápelo si es necesario.

Evite interrupciones. Cuando está en una videoconferencia, puede ser difícil para sus colegas [que no participan de ella] saber si está en una reunión o simplemente trabajando en su computadora. Las interrupciones pueden romper el hilo del pensamiento y hacerle ver poco profesional.

Consejo: Si está en una sala de conferencias o en una oficina privada, pegue una nota sobre la puerta pidiendo que no lo interrumpan. Si está en un cubículo o en un escritorio, utilice una señal para hacerle saber a sus colegas que no está disponible.

“Yo escribo ‘videollamada’ en un pedazo de papel”, cuenta Lizzie Post, descendiente la autora de etiqueta Emily Post y portavoz del instituto que lleva su nombre. “Reconozco que es un poco ridículo”, señala, “pero cuando alguien se acerca [le muestro el papelito] y funciona”.

No abandone la videoconferencia sin avisar. ¿Necesita ir al baño? Aunque a veces uno puede llevar un teléfono al baño, en este caso eso no funciona.

Alrededor del 24% de los consultados dijo que esto era lo peor que alguien podía hacer durante una videoconferencia, según una encuesta que la firma de investigación de mercado Lab42 hizo para Join.Me,.

Consejo: Si se trata de una videoconferencia en la que participa mucha gente o si se siente incómodo interrumpiéndola, simplemente salga de la reunión y, si es necesario, déjele un mensaje privado a otros asistentes diciéndoles que volverá pronto. Si se trata de un grupo pequeño o si usted es el moderador, pida tomar un pequeño descanso.

Preste atención. El hecho de que usted pueda salirse con la suya y hacer sus compras en línea durante una teleconferencia no significa que pueda hacerlo en una videoconferencia. Todo el mundo puede ver cuando sus ojos miran para otra parte o cuando está escribiendo y así darse cuenta que está distraído.

Consejo: manténgase concentrado. Sacar la vista de la pantalla es una clara indicación de distracción.

Recuerde a los ausentes. A veces la videoconferencia es entre mucha gente en una sala y una persona en un lugar remoto. Es importante cerciorarse de que quienes que no estén en la sala sean incluidos en el diálogo e invitarlos de manera clara para que hagan preguntas o comentarios. De lo contrario, los que están presentes pueden llegar a monopolizar la conversación y olvidarse de la otra persona.

Consejo: Levantar la mano para hablar está bien, sobre todo cuando hay un retraso en la imagen de video. Si está moderando la videoconferencia, sea proactivo y pregunte si alguien tiene algo que añadir.

Controle sus alrededores. Un entorno desprolijo puede hacer que las personas se fijen más en ese desorden que en sus palabras e ideas. El ruido puede ser un problema, ya sea una obra en construcción fuera de la oficina o una conversación en el cubículo de al lado.

Consejo: Si el entorno de su lugar de trabajo es demasiado ruidoso o desordenado, use una sala de conferencias. Pero un fondo limpio tampoco es imprescindible. Una decoración interesante puede ayudarlo al volverse tema de conversación.

Elimine las dificultades técnicas. Algunas de las mayores meteduras de pata se producen cuando las fallas técnicas impiden que una persona se una a una llamada. Usted no quiere abrir el servicio de video-chat sólo para encontrar que necesita una actualización del software. No poder conectarse de inmediato o faltar a una sesión puede hacer que una persona aparezca sin preparación o tecnológicamente inepta.

Consejo: Únase a una videoconferencia un rato antes de la hora prevista para su inicio para solucionar posibles problemas de conexión. Cuando termine la reunión, asegúrese de que termine también la llamada.

“El peor error que he escuchado fue de alguien que pensaba que la llamada había terminado”, dice Post. “No colgó correctamente y terminó diciendo algo despectivo sobre la llamada. Fue embarazoso para todos”.

Actúe en casa como si fuera la oficina. Muchos de nosotros de vez en cuando trabajamos desde casa, por lo que vale la pena recordar que las mismas reglas se aplican en este caso. Aún así, las fallas de etiqueta son comunes.

En la investigación de Lab42, el 7% de los entrevistados dijo haber visto a alguien participar en una videoconferencia desde la cama, el 17% ha visto a la mascota de un asistente hacer acto de presencia y más del 20% admite haber ido a la conferencia en pantalón de pijama, aunque con ropa más formal arriba de la cintura.

Consejo: Salga de la cama. Mantenga a las mascotas y a los niños fuera de la imagen y vístase.