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Nunca más des una presentación aburrida

FORBES- 3 de Mayo de 2016

Todo es risas y diversión hasta que el orador comienza su presentación y todas las diapositivas tienen el mismo diseño: estático y saturado de texto. No más.

 La experiencia de atravesar por una presentación verdaderamente terrible es casi universal. Las decenas de diapositivas de PowerPoint, todas con su diseño idéntico y su texto apilado, los folletos inútiles, los tensos y miserables minutos de silencio que congelan la sala durante el tiempo asignado a las preguntas y respuestas… las presentaciones rara vez inyectan energía a un equipo o permiten al ponente mostrar por completo la profundidad de sus conocimientos.

La mayoría de las nosotros ha asistido a una de estas monstruosidades, y aunque no lo admitamos, es probable que muchos de nosotros hayamos dado una de esas patéticas presentaciones.

Pero, ¿por qué las personas con talento e inteligentes rutinariamente dan presentaciones mediocres?

“La gente en el mundo de los negocios en realidad es bastante experta en su tema”, dice Joey Asher, presidente de Speechworks y autor de 15 minutes, including Q & A. “La razón por la que damos estas presentaciones tan largas es porque se supone que es así como tenemos que hacerlo, así es como lo hace nuestro jefe.”

Y sin importar cuán informado y carismático sea el ponente, las presentaciones son tensas. Son una parte central de comunicaciones profesionales contemporáneas, pero pocos de nosotros hemos dedicado el tiempo necesario para el dominio de una ponencia excelente.

“No tomamos las presentaciones tan en serio como deberíamos”, dice Dan Roam, autor de Show and Tell: How Everybody Can Make Extrarordinary Presentations. “Es como un arte marcial. Cuando alguien es realmente bueno en ello, parece que lo hace sin esfuerzo, pero uno no ve las horas de práctica que están detrás.”

¿Cómo puedes asegurarte de que nunca te encontrarás sin palabras frente a un salón repleto de miradas frías y aburridas?

Concéntrate en tu público, y diles la verdad

La presencia es el acto de malabarismo máximo: Todo el mundo quiere poner una buena cara para su público, pero ten cuidado de poner cara de actor de infomercial.

“En el momento en que el público perciba que hay algo falso sobre nosotros nos retirará su confianza, y eso es algo difícil de recuperar”, dice Roam.

Asher recomienda el contacto visual –el que tendrías con alguien en una conversación cara a cara– como una forma de transmitir energía medida y atención a lo largo de tu presentación.

“La mayoría de la gente de negocios no hace el tipo de contacto visual que cree que está haciendo”, dice Asher. “El tipo de contacto visual del que hablo es el que haces cuando estás cenando con un amigo cercano y hablando de algo que te importa.”

“De la mitad de largo, del doble de bueno”

La brevedad no es sólo el alma del ingenio, es lo que garantizará que la capacidad de atención de tu público dure hasta que llegue el último punto de tu presentación, no antes.

“Pregúntate: ‘Si sólo pudiera recordar tres cosas, ¿qué tendría que ser?’”, dice Asher. “Reduce tus ideas a slogans de seis palabras y construye tu mensaje en torno a eso.”

Convierte tu ansiedad en una ventaja

¿Te pone nervioso hablar frente a un grupo? Eso está bien, le pasa a todos los demás.

“A todos a quienes conozco les da algo de ansiedad antes de subir al escenario o tomar el micrófono”, dice Roam. “Cualquiera que diga que no le pasa es George Clooney, o miente.”

Roam dice que aprender a controlar nuestros nervios puede ser la clave para evaluar cuán preparados estamos para dar una presentación. Unas mariposas son un recordatorio natural de que estamos haciendo algo estresante, mientras que el temor abrumador y el estrés podría ser una señal de alerta de que no hemos hecho lo suficiente para prepararnos.

El remedio, dice Roaming, es practicar tanto como sea posible en un ambiente parecido al que viviremos cuando llegue el día. Y no te preocupes si no tienes memoria fotográfica para recitar tu ponencia, recitar es la mejor manera de lucir rígido, y en caso de que te desvíes será mucho más complicado recuperarte.

“Memorizar es un error”, dice Roam, “pero la familiarización es algo esencial”.

Trae PowerPoint hasta nuestros días

Con frecuencia una mala presentación es sinónimo de PowerPoint, pero no te dejes engañar, Asher y Roam están de acuerdo en que el error casi siempre recae en el usuario.

Mantén alerta a tu público con diapositivas limpias que no guarden más de una idea en el encabezado, una pieza de texto de apoyo (o ninguna) y una imagen. Transcribir todos tus comentarios en las diapositivas es la forma más rápida de perder a tus oyentes.

Dilo con imágenes

Roam dice que el fortalecimiento de una presentación con imágenes dinámicas y apropiadas es una necesidad para garantizar que tu público siga pensando.

“Si les entrego constantemente algo interesante a la vista, y si puedo mantenerlo en movimiento, puedo mantener su mente ocupada durante horas.”

Para maximizar ese interés, varía las imágenes entre diapositivas y haz que hablen por tus ideas: diagramas, mapas o gráficos que apoyen la información fáctica; y, si te sientes capaz, dibujos a mano.

No los condenes a 10 minutos al final

La sesión de preguntas y respuestas es algo que nadie espera al final de una presentación larga y tediosa, donde es casi garantizado que no se consiga nada de atención, mientras que el público busca la salida con la mirada y se balancea con nerviosismo.

Asher dice la era de las presentaciones de una sola voz están muertas, la gente ya no está acostumbrada a interactuar así, e intentar forzarla a encajar en ese formato es una gran manera de matar la energía en una habitación.

“La gente debe construir sus presentaciones alrededor de la ronda de preguntas y respuestas”, dice Asher. “En lugar de hablar durante 20 minutos y justo cuando llegue tu última diapositiva decir, ‘¿Alguna pregunta?’ Debes invitar a la gente a involucrarse y hacer preguntas en cualquier momento. Debe ser una conversación de ida y vuelta.”

Al mantener tu presentación breve y concisa, y dedicar el mismo tiempo a las preguntas, dice Asher, puedes “conectar realmente con las verdaderas necesidades del público”.