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9 reglas para comunicarte de forma eficiente con tu equipo de trabajo

Entrepreneur -   septiembre de 2016

La comunicación deriva del latín comunicatio que significa compartir o participar. La comunicación ha formado parte importante en nuestras vidas, ya que es la manera más sencilla que tenemos de recibir los mensajes que nos transmite el emisor, todo esto nos lo enseñan desde la escuela, pero la realidad es otra, ya que la mayor parte de los problemas que tiene la humanidad es por la deficiente comunicación que tenemos.

Regularmente siempre echamos la culpa a la persona que se comunica y evitamos tomar la responsabilidad que nos corresponde como receptores. ¿Qué nos hace no cerciorarnos de entender lo que nos dicen? Regularmente siempre escuchamos pero rara vez oímos y si esto nos sucede, imagínense que pasa con el mensaje, lo interpretamos a nuestro entender y como mejor nos convenga.

Esto pasa regularmente cuando nos comunicamos con nuestro equipo de trabajo, creemos dar una instrucción clara sin detenernos a pensar si fue recibido tal y como lo quisimos trasmitir, los problemas vienen después cuando pedimos resultados. Para evitar esto debemos tomar en cuenta los siguientes puntos:

1. A toda costa debemos pedir las cosas con las siguientes frases

"¿Te encargo el reporte? , ¿Me ayudas con la producción?" Este tipo de preguntas nos hacen suponer que estamos dando una instrucción y que la persona tiene la obligación de hacerlo. Estamos equivocados. El decir "Te encargo" no es igual a decir "Necesito que me entregues el reporte mañana". El pedir ayuda no es dar una instrucción. ¿Qué pasa si nuestro receptor no quiere ayudarnos? Simplemente no lo hará y cuando llegue el momento de revisar la producción, el receptor te contestara "Lo siento, jefe. No pude ayudarlo", cuando es su obligación hacerlo. Por esto debemos ser claros y concisos en nuestra comunicación.

2. Evita suponer y poner palabras en la boca de los demás

Por ejemplo, el decir "Pensé que ibas hacer la compra", "Creí que habías dicho que tenías mañana la producción". Para evitar esto, cerciórate de que tus mensajes son recibidos y leídos. Esto aplica para la comunicación directa e indirecta; nunca supongas que tu receptor entendió, utiliza su mismo lenguaje hablando desde tu observador.

3. Valora la calidad del mensaje

Trata de captar las expresiones verbales o no verbales y si no lo entiendes, pregunta nuevamente. Evita los distractores ya que usualmente éstos nos hacen perder la atención del mensaje. No basta con asentir que recibimos el mensaje, ya que la mayoría de las veces nos lleva a la respuesta que buscamos. Para tener éxito en este paso debemos tener una escucha activa de primera.

4. Nuestra comunicación debe describir a la perfección lo que necesitamos de nuestro interlocutor

Para esto tenemos dos maneras de hacerlo: la primera es ser imparcial con lo que decimos o estamos describiendo, detallando con precisión las caracterices que mejor definen lo que queremos dar a entender. Y la segunda, evitar la descripción subjetiva ya que esta solo describe las cosas como nosotros las vemos y distan mucho de cómo son en realidad.

5. Existen reglas para comunicarnos de manera eficiente

En primer lugar, debemos ser coherentes con lo que decimos y tener un orden. La comunicación se conforma de los siguientes puntos:

Objetivo: explicar punto por punto de lo que tratara la charla y lo que conseguiremos al final de la misma.

Contenido: es el tema central que vamos a exponer.

Final: debemos dar nuestras conclusiones a través de un resumen de las ideas principales de la exposición.

Debate: abrir la comunicación al intercambio de ideas y conceptos, para estar seguros de que éstas sean entendidas con claridad, sobre todo las que son difíciles de entender. Por eso, evitemos utilizar palabras muy rebuscada y rimbombantes.

Visual: toma en cuenta que no todas las personas somos auditivas.Existen personas que son visuales por lo que debes tratar a toda costa de utilizar gráficos, estadísticas y diversos tipos de imágenes que mejoren tu exposición.

Agradable: trata de ser amable y utilizar anécdotas, comparaciones y uno que otro chiste, esto sin caer en la vulgaridad o el exceso de este recurso. La intención es conseguir el interés, no perderlo.

6. Antes de querer expresar el mensaje, identifica la forma en la que vas a decirlo

Desde el volumen, el tono, la velocidad y cómo pronuncias las palabras. Recuerda que esto hará que el mensaje llegue con eficacia. Trata de enfatizar los enunciados con palabras que le den importancia a la frase.

7. Prepara tu exposición con toda la información que requieres en tu exposición

Evita el improvisar ya que esto resta autoridad a tus instrucciones cuando se dan cuenta de que no sabes. No caigas en el "radio pasillo", mejor confronta a las personas que lo hagan y oriéntalas acerca del perjuicio que le hacen a la organización.

8. Sé claro en la forma en que das las instrucciones

Si tu liderazgo es vertical u horizontal, trata de que las instrucciones las dé una sola persona y que las reciba el responsable.La pérdida de tiempo e ineficiencia en las organizaciones se debe a que en ocasiones más de una persona da la misma instrucción, poniendo a trabajar a más de unos en la misma tarea.

9. Por último, toda instrucción una vez dada y entendida por tu interlocutor se debe decir por escrito con fecha de inicio y fecha de entrega

Toma en cuenta para esto una fecha para revisión de avances, lo que permitirá que el día de entrega se dé puntual y sin retrasos, pero lo más importante es que se confirme la recepción y quede entendido los plazos de entrega.

Como podemos observar existen varias maneras de tener una comunicación efectiva con nuestro equipo de trabajo así como la retroalimentación que damos. Recuerden que la comunicación no es direccional es bidireccional es mejor cuando va en los dos sentidos de lo contrario sería solo un monólogo y como líderes debemos tomar en cuenta que la comunicación forma parte importante de las competencias que debemos desarrollar para el logro de nuestros resultados. No dejen la responsabilidad solo en la persona que comunica, como receptores debemos tener en cuenta la escucha activa que nos hará ser mejores a la hora de buscar el resultado, “tanto peca el que mata la vaca como el que le agarra la pata”.