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  La fórmula para tener reuniones de trabajo desastrosas

FORBES- 10 de Agosto de 2016

¡Cuidado! Las probabilidades de tener resultados adversos de una mala junta de trabajo son altísimas y los efectos dañinos suelen ser de amplio espectro.  

La semana pasada me invitaron a una reunión de trabajo en que los convocados salieron cabizbajos, arrastrando los pies y algunos ni siquiera se despidieron. La presentación estuvo bien diseñada: los gráficos eran muy atractivos, la cantidad de la información en cada lámina era la adecuada, el cañón funcionó a la perfección y proyectó las imágenes claramente. Hubo café, galletitas, las sillas eran razonablemente cómodas, el lugar estaba bien ventilado. Las intervenciones fueron hechas por personas que dominaban la información. Se hizo un esfuerzo importante por convocar a las piezas claves, y al finalizar, la gente salió echando chispas y los presentadores no entendieron qué sucedió. Es más, es muy probable que sintieran que todo estuvo de maravilla y no se dieran cuenta del caos que acababan de organizar. ¿Qué salió mal y por qué? Los directivos elevaron los hombros y volvieron a sus actividades sin dar mucha importancia a lo que acababa de suceder.

¡Cuidado! No debemos ser ingenuos y desestimar las posibilidades de una reunión desastrosa. Las probabilidades de obtener un resultado adverso después de una mala junta de trabajo son altísimas y los efectos dañinos suelen ser de amplio espectro. No es suficiente hacer una planeación adecuada de la reunión; hay que tener mucha cautela al hacer los planteamientos. En la forma de decir las cosas radica la mitad del éxito o fracaso de una reunión.

En teoría, las juntas de trabajo se llevan a cabo para notificar resultados, informar cambios, motivar al equipo y principalmente para propiciar un trabajo coordinado que ayude a conseguir mejores resultados; por lo tanto, deben ser bien planeadas y tener un planteamiento adecuado, ya que hacerlas mal puede traer resultados catastróficos de corto y mediano plazo. Me refiero a esas juntas improductivas que representan pérdida de tiempo y dinero para las empresas, así como aquellas que, en vez de detonar resultados productivos, revientan como una herida infecciosa y purulenta y hubiera sido mejor no convocarlas.

En la reunión de la semana pasada se presentaron los resultados de la gestión del primer semestre. Los números revelaban un 60% del avance del plan proyectado, lo que representaba una recuperación con respecto al año pasado y los ubicaba como el equipo de mejores resultados de la compañía. Con tan buenas cifras y tantos motivos para festejar, la gente salió con un mal sabor de boca. Pareciera que siguieron la fórmula exacta para confeccionar una calamidad.

La junta fue convocada a primera hora de la mañana e inició media hora tarde. La directora del área apareció una vez arrancada la junta. Al llegar interrumpió la presentación y en reiteradas ocasiones elevaba la voz para contradecir. Se exigió a la gente guardar todos los dispositivos móviles y ella no dejó de chatear en toda la junta.

En la reunión se abordaron los mismos temas de siempre, los problemas de toda la vida. Sin embargo, ni se plantearon líneas de solución ni se escucharon las sugerencias de los asistentes.

Se dejó de lado la orden del día, y una reunión que debió durar dos horas, se alargó cuatro horas más.

Se desestimaron todos los logros y los avances alcanzados, y se concentraron en todo lo que hizo falta y en cada uno de los detalles que no se habían conseguido.

En fin, se confeccionó la receta de la junta desastrosa. El problema no fue haber pasado seis horas escuchando lo mal que se había desempeñado un equipo de trabajo; fue haber hecho un planteamiento en el que un buen equipo de trabajo recibió regaños por lo que le faltó hacer, y no tuvo reconocimientos por lo bien realizado. Al salir, en vez de que la gente se fuera concentrada en los puntos que debía mejorar, se fue con la sensación de que su esfuerzo no valía la pena y con la tristeza de ver que su trabajo no era valorado.

Las consecuencias fatales de una reunión desastrosa son la desmotivación del equipo y la insatisfacción laboral.

Desmotivación. Es uno de los comportamientos más tóxicos para una empresa y una sensación que se extiende como la humedad de las paredes: llega un momento en que es muy difícil contrarrestarla y los paliativos pueden hacer creer que ya se venció, pero con el tiempo vuelve a aparecer.

Insatisfacción. Tiene como secuela la pérdida de rendimiento, falta de interés en el trabajo, retrocesos, distracciones, apatía e incumplimiento de las funciones habituales.

La grave consecuencia de una junta desastrosa es que puede ser el caldo de cultivo de una desmotivación grupal. Cuando un conjunto de personas se siente subvalorado se pueden generar rumores acerca de la situación de la empresa, del punto de vista de los directivos, del maltrato laboral, de bullying empresarial. También se dificulta la comunicación organizacional. Y en grados extremos se generan costos derivados de la baja productividad, abstencionismo, mala imagen y golpes a la reputación.

Cuando un integrante del equipo siente que su trabajo está mal percibido a pesar de la entrega y de los esfuerzos realizados, se generan motivos para el resentimiento.

El enfoque: aquí, éstas son las reglas y si no te gustan ahí está la puerta trae riesgos inmediatos: la pérdida de talento que la empresa debió retener, el decaimiento del personal y la retención de gente que no se va porque no le queda más que apechugar. Un empleado triste será un triste empleado, y así serán los resultados que entregará.

La forma inteligente de obtener resultados

En general, establecer un resultado ideal usualmente inspira a los participantes, que, si son abordados en una forma adecuada, adoptan como suyos los retos y entonces se generan los resultados esperados. Por ello, una junta de trabajo no debe ser un foro de regaños, menos un espacio para ridiculizar a la gente ni un centro de egolatría para los jefes.

Esto no significa que en una junta no se deban abordar los aspectos que están mal o que deben mejorarse; significa que se debe cuidar la forma de plantear las cosas, porque, finalmente, en la forma de pedir está el dar. Una manera inteligente de lograr resultados es buscar motivar a los integrantes del equipo poniéndoles una zanahoria enfrente, en vez de sacar el látigo y azotarles el lomo. Esas prácticas generan descontento y pergeñan pésimas reacciones.

Insisto, no debemos ser ingenuos y desestimar las posibilidades de una reunión desastrosa. Las probabilidades de obtener un resultado adverso después de una mala junta de trabajo son altísimas y los efectos dañinos suelen ser de amplio espectro. Por lo mismo, hay que poner especial atención en la forma en que se hará el planteamiento, sobre todo si se pretende mejorar el desempeño del equipo de trabajo.

Cecilia Durán Mena-le gusta contar. Poner en secuencia números y narrar historias. Es consultora, conferencista, capacitadora y catedrática en temas de Alta Dirección. También es escritora.