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 10 consejos para que la tecnología no acabe con tu productividad

FORBES- 25 de Noviembre del 2015

Entre más atado estés a los dispositivos y plataformas digitales, aumentará el riesgo de que pierdas tu concentración en la oficina (y en tu vida personal), pero tenemos algunos consejos para que equilibres tu vida digital con el universo offline.

Internet ha dado los avances más grandes en materia de comunicación a finales del siglo XX y lo que va del XXI. También ha dado origen a nuevas industrias… y facilitó la proliferación de cadenas interminables de correos, selfies, memes, gifs y demás material destinado al ocio. La paradoja es que al ser una herramienta indispensable en el trabajo, también se ha convertido en un distractor.

La región de América Latina lidera el promedio de tiempo que pasa un usuario frente a un dispositivo: 4.8 horas diarias en la computadora y 3.8 en el teléfono móvil, mientras que los habitantes de Europa pasan 3.8 frente a un ordenador y apenas 1.54 horas al día con su smartphone, según datos de la firma de investigación digital GlobalWebIndex.

En México se prioriza el uso de internet para redes sociales, pues es el principal motivo de los mexicanos para entrar a la web (85%), frente a 65% que envía y recibe correos electrónicos con fines laborales, según datos de la Asociación Mexicana de Internet (Amipci) en 2015.

Esta preferencia por la tecnología ya muestra sus efectos nocivos en un número considerable de mexicanos: más de 10 millones de personas de entre 25 y 55 años sufren de tecnoestrés, según cifras del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).

Incluso, el impacto del estrés laboral afecta a la economía nacional. Este padecimiento representa pérdidas de entre 0.5% y 3.5% del Producto Interno Bruto (PIB) del país, de acuerdo con estimaciones de la Organización Mundial del Trabajo (OIT).

Si eres de esas personas que se sienten culpables por pasar demasiado tiempo en Facebook, al pendiente del timeline en Twitter o en otras redes sociales, existe una razón biológica para ello.

El placer de buscar

El cerebro genera dopamina ante el placer de buscar. Antes de internet, el ser humano generaba esta sustancia, por ejemplo, cuando cambiaba de canales en la televisión (zapping), pero ahora lo hace al perderse en la línea del tiempo de Twitter o Facebook, y esa búsqueda lo agota, no porque las personas realicen muchas actividades, sino por el cambio de una tarea a otra, explica en entrevista Rodrigo Álvarez, gerente de desarrollo de negocio en Genexus, firma desarrolladora de software.

El sistema opioide es el que se encarga de decirle al cerebro que pare de buscar, pero es más débil que la dopamina. “Ésa es la razón por la que te pasas horas en las redes sociales.”

Álvarez comentó, en una conferencia, que hay artículos que enseñan a las empresas estrategias para que las personas, mientras están en su sitio web, generen dopamina y permanezcan más tiempo en él.

Otro problema que enfrenta el ser humano es su sistema monotarea. “Nuestro cerebro no está construido para ser multitasking”, dice Álvarez.

Cada vez que un empleado se distrae de una tarea que realiza, advirtió Álvarez, debe cambiar de contexto, y esta operación absorbe 28% de su tiempo laboral. Si su jornada es de ocho horas, entonces el trabajador pierde dos horas y media tratando de volver a lo que hacía antes de que lo distrajeran.

Pero no todos coinciden en que el multitasking digital sea perjudicial para las personas. Para Darío García Montes de Oca, director de Tecnología y Sistemas de ManpowerGroup México, hay más beneficios que riesgos al ejecutar más de una tarea.

“Una persona, al ser capaz de ejecutar varias tareas a la vez en diferentes medios, se convierte en una gran oportunidad de elevar la productividad. El problema, en ocasiones, es que se usan estas opciones digitales para temas y objetivos completamente ajenos al ámbito laboral.”

Para resolver este obstáculo, García Montes de Oca ejemplifica que un empleado al que le guste postear en Facebook puede aprovechar esta costumbre y publicar un nuevo proceso de servicio interno en otra red que use la empresa, como Google+, y al mismo tiempo solicitar apoyo a la mesa de servicio de la empresa que recibe tickets desde WhatsApp o Telegram.

Internet, con poco uso para el estudio

Los estudiantes tampoco aprovechan internet en la escuela para aprender más. Ocho de cada 10 alumnos dentro de los países de la Organización para la Cooperación y Desarrollo Económicos (OCDE) navegan por placer, 78% usa internet para chatear, y sólo 30% emplea la red para subir contenido propio.

Si un estudiante pasa 30 minutos a la semana trabajando con tecnología, el máximo beneficio en términos de productividad de aprendizaje será inferior a 2%, según el estudio Tecnología para la mejora de la educación, elaborado por Francesc Pedró, jefe de la división de políticas sectoriales TIC y Educación de la UNESCO.

“En el pasado, innovaciones en la tecnología de los medios de comunicación, como la radio, la televisión, el cine y el video, tan sólo tuvieron efectos aislados y marginales sobre qué y cómo aprenden los estudiantes en la escuela, a pesar de su revolucionario potencial educativo”, indica el especialista en el documento.

Por si fuera poco, sólo cuatro de cada 10 estudiantes hacen tareas en la computadora de su hogar y apenas 20% se comunica con sus profesores.

¿Cómo combatir la hiperconectividad?

Álvarez y García de la Oca proponen algunos puntos para disminuir los riesgos de la hiperconectividad. Descubre 10 a continuación.

1. Desactiva las notificaciones. No tengas miedo de hacerlo. Las notificaciones, aunque son un “veneno hermoso” que muchas veces ayuda, otras te mata. Hoy, la tecnología permite elegir qué notificaciones quieres recibir y cuáles no. Por ejemplo, puedes empezar con bloquear las notificaciones después de las 10:00 de la noche o los avisos sobre comentarios en tu perfil de Facebook.

2. Determina en qué plataforma no debes estar. No todas las redes sociales y plataformas digitales te benefician. Por tanto, elige cuáles son indispensables para realizar tus labores cotidianas y cuáles revisas por ocio.

3. Aprende a tomar distancia. Esto significa que dejes el teléfono cuando salgas a relajarte, vence la nomofobia (miedo a estar lejos de tu smartphone). Para contrarrestar este temor, puedes salir a caminar. Esa sensación de urgencia por revisar el teléfono, hasta hace una década, no existía… y sobrevivías.

4. Sé claro y resolutivo en tus respuestas. De esta forma evitarás que los mensajes y correos electrónicos regresen varias veces y pierdas tiempo entre aclaraciones que pudiste ahorrarte desde el inicio.

5. Anota tus pensamientos, no los publiques. Muchas veces viene a tu cabeza alguna idea que genera esa necesidad que te quema por dentro para expresarla. ¿Qué haces? La pones en las redes sociales. Pero esa idea no es para internet, sino para ti. Sustituye Twitter o Facebook por una libreta en la que anotes tus ocurrencias e ideas y después consúltalas.

6. Define zonas offline. Asigna una habitación o lugar de la oficina (o incluso de tu casa) en el que no se use conexión a internet. Otro método puede ser un horario sin internet, a la hora de la comida, por ejemplo. Definir estas reglas te ayudará a disminuir la dependencia a un aparato electrónico.

7. Mantén el foco sobre lo que es realmente importante y necesario atender en la oficina, y distingue entre lo que es crítico de lo que no es primordial en ese momento.

8. Delega los mensajes y peticiones que tienen que ser resueltos por alguien más. Hay ocasiones en que interpretas como una falla profesional pasar labores y funciones de otros compañeros ante el miedo a parecer ineficiente en materia tecnológica, pero al asumir responsabilidades ajenas puedes descuidar las tuyas.

9. Conversa más. En la plática uno a uno surgen múltiples ideas que te estás perdiendo, pues es más fácil enviar un correo electrónico, que es una actividad sincrónica, porque no sabes cuándo lo van a leer, pero tienes la confianza de que lo harán. En lugar de enviarlo, camina cuatro pasos y conversa con ese compañero de trabajo o familiar. No te quedes sólo con los medios de comunicación electrónicos.

10. Hazte preguntas. No necesariamente cuestiones existenciales, pero puede ser saludable para tu desarrollo profesional y personal que hagas preguntas con cierta profundidad y busques respuestas más allá de internet, como un libro o un testimonio presencial. Eso te obligará a buscar el espacio fuera de la red.

Arturo Solís-Reportero Web para Forbes.com.mx. Asombro y lenguaje son sus lastres en el mundo. Piensa que incluso el silencio comunica.