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5 tips para usar datos en una presentación sin aburrir al público

Forbes - ‎viernes‎, ‎26‎ de ‎junio‎ de ‎2015

Todos lo hemos padecido: asistimos a una exposición y el speaker nos ahoga con datos sin pies ni cabeza. Que no te pase a ti.

La mayoría de nosotros ha asistido a por lo menos una de esas clásicas presentaciones cargadas de datos, con interminables diapositivas atestadas de celdas de hojas de cálculo.

Son mortalmente aburridas y, peor aún, por lo general son la mar de ineficaces. ¿Quién puede aprender algo cuando apenas puede mantenerse despierto?

“Los datos han sido históricamente un gran problema de comunicación”, dice Joey Asher, director general de Speechworks, a quien le gusta bromear con la idea de que 70% de todos los datos son inventados en el acto. “Hay toneladas de datos allá afuera, hay más datos hoy de los que hemos tenido en el pasado juntos, pero los datos por sí mismos no son capaces de contar una historia.”

Si este problema te suena familiar es porque no es nuevo. Durante décadas, los ponentes han usado números para su desventaja, pero en una época en la que las empresas de todos los sectores confían cada vez más en los datos para manejar todos los aspectos de sus negocios, las aburridas presentaciones de datos han mutado de ser sólo una enfermedad a toda una epidemia.

“Esto no es en absoluto nuevo, sólo se agudiza debido al big data”, dice Asher. “El problema de la comunicación efectiva con datos es un problema muy viejo. Lo que ocurre es que ahora hay muchos más datos y a la gente le encanta confiar en ellos, y el problema simplemente ha aumentado.”

Esto es lo que puedes hacer para que tus presentaciones de datos sean inspiradoras en vez de soporíferas:

1. Usa los datos para contar una historia antes de mostrarles los números.

Lo más importante que un presentador puede recordar, dice Asher, es que su trabajo es contarle a la gente una historia y usar los números para ayudarse en ese proceso, en vez de simplemente mostrar bloques de números. Con mucha frecuencia, dice, los presentadores “golpean a la gente con olas y olas de datos” antes de decirle a su público lo que se supone que esos datos deberían significar.

Evita este error contando primero tu historia. Presenta los datos una vez que el grupo haya entendido qué es lo que está escuchando y asegúrate de explicar cómo los números aclaran ese mensaje.

2. No asumas que tu público comprende inmediatamente los datos que estás usando.

Puede que hayas trabajado esta presentación durante semanas, pero nadando entre hojas de cálculo y perdiéndote en reportes, pero tu público no lo ha hecho.

“El principal error que las personas cometen cuando usan una gran cantidad de datos es el clásico ‘perder de vista el bosque por ver los árboles’”, dice Asher. “El oyente no está necesariamente inmerso en los datos y, a diferencia de ti, no sabe qué significan.”

Asegúrate de estar desempacando todos los números que presentes y explicar su significado.

3. La gente no siempre cree en los datos. Usa su escepticismo a tu favor.

El uso excesivo de datos en los últimos años ha provocado que las personas a veces sean escépticas de los números y de lo que un presentador esté tratando de hacer que digan.

“Los datos tiene un problema de credibilidad. La gente no creerá tus datos sólo porque sean números. Las personas son más escépticas ahora de los datos de lo que nunca han sido. Puedes darles la vuelta y hacer que signifiquen cualquier cosa.”

Los datos políticos, dice, tienden a hacer a la gente especialmente cautelosa, con los datos de negocio en un cercano segundo lugar. Como presentador, puedes resolver este problema invitando a tu público a interactuar con los datos y a hacer preguntas, en lugar de pasar diapositivas en silencio. Eso podría motivar una buena cantidad de preguntas.

“Esto es realmente importante que la gente crea en tus datos si quieres invitarlos a ceder”, dijo Asher. “A lo largo de tu presentación tienes que invitar a la gente a que haga preguntas. Algunas serán confusas, pero la mejor manera de conseguir que la gente interactúe contigo es invitándola a hacerlo. La gente en el público hace lo que cree que debe hacer.”

4. A menos que tu empresa cuente con un gran departamento de diseño gráfico, omite las visualizaciones de datos de fantasía.

¿Crees que tu presentación sobre la deforestación sería dos veces más poderosa si todos los puntos de tus datos fueran representados por pequeños troncos?

Piénsalo bien.

Las visualizaciones de datos eficaces rara vez son creadas por personas que no son diseñadores altamente calificados. A menos que tengas acceso a alguien que puede crear visualizaciones impresionantes para ti, renuncia a los gráficos de datos y enfócate en hacer que tu presentación lo más clara posible.

5. Recuerda que tú hablas por los datos, no los datos por ti.

Los presentadores nerviosos a menudo cometen el error de ahogar a su público en datos para probar su punto, en lugar de usar esos números para ayudarse a crear una historia que puedan contar con confianza.

“Es importante recordar que las diapositivas y los datos no son la presentación”, dice Asher. “Tú eres la presentación. Los datos no hablarán por sí mismos; tienes que hablar por los datos.”