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El software gratuito que más utilizan los emprendedores

Emprendedores - miércoles, 20 de enero de 2016

Exceso de oferta, mucha de ella gratis y otra tanta con precios muy asequibles. Es el complicado mercado de las herramientas para emprendedores. Pero, ¿cuáles son realmente útiles sin gastar ni un euro y cuándo conviene buscar algo de pago?

Nadie mejor que los propios emprendedores para decirnos con qué herramientas gratuitas están verdaderamente satisfechos en la gestión de sus negocios, así como cuándo y por qué han decidido dar el salto en un momento determinado y buscar productos de pago.

Hemos preguntado a 10 emprendedores de todas las áreas qué herramientas utilizan realmente en su día a día y por qué. Aquí te ofrecemos la lista corta, la crème de la crème de las que son gratuitas, con un pequeño análisis de profesionales para que te hagas una idea de cuáles se pueden ajustar mejor a las necesidades de tu empresa.

OFIMÁTICA

En tratamientos de texto, no hay mucha discusión: OpenOffice y Google Docs son las más utilizadas. Las dos disponen de procesador de textos, hoja de cálculo y permiten crear presentaciones compatibles con PowerPoint. Pero, entre las dos, los emprendedores se decantan más por Google Docs, combinada con Google Sheets (Excel) y Google Slides (PowerPoint). “OpenOffice es sólo para editar y no permite trabajar a varias personas a la vez. Con Google Docs, en cambio, y desde  una misma cuenta de Gmail, puedes crear, editar y compartir cualquier documento. Incluso trabajar varias personas a la vez en línea y desde cualquier dispositivo (PC, tablet o móvil) porque están en la nube”, comenta Emilio Rodríguez, socio cofundador de Gremyo.

FACTURACIÓN, ERP Y CRM

Son tres herramientas diferentes que puedes utilizar por separado o de forma conjunta (muchos CRM ya llevan incorporadas funciones de facturación y de ERP).

Para la empresa que no trabaje con clientes ni tenga que controlar stock, etc. serviría una herramienta exclusivamente de facturación como Factura Directa. Para la gestión del punto de venta y generar recibos digitales, llevar el inventario y diseñar informes de venta, una buena solución gratuita es Caja Square. Y para negocios más complejos, hay que pensar en herramientas  más completas: como ERP el más recomendado es Openbravo y como CRM, Zoho CRM.

“Son herramientas muy útiles en su versión gratuita, de hecho la principal limitación de Zoho CRM sin pago es que sólo permite el acceso a tres usuarios distintos dentro de la empresa, lo que para una pyme suele ser suficiente. En el caso de Openbravo, al ser software libre, el problema puede venir, como con cualquier solución open source (código abierto), en que hay que tener ciertos conocimientos técnicos para ponerlas a funcionar. Por eso, aunque Openbravo sea gratuito, si no tienes conocimientos técnicos debes valorar si te compensa contratar a alguien que instale y configure Openbravo para ajustarlo a las necesidades específicas de la empresa”, explica José Carlos Cortizo, CMO de BrainSins.

¿Cuándo pagar por ellas?

“Según la empresa crece, van a surgir nuevas necesidades para las que la versión gratuita no da soporte. Y no queda otra que pagar. Pero a día de hoy hay alternativas muy buenas con costes muy reducidos gracias al formato SaaS, que ha democratizado el acceso a estas herramientas. Estamos hablando de que por 10€-50€ al mes ya tienes acceso a soluciones como Pipedrive (un CRM que utilizamos nosotros ahora), que simplifican mucho los flujos de trabajo y ayudan mucho en el día a día por la optimización de tiempos”, comenta Cortizo.

¿Juntas o por separado?

Otra duda razonable. Si existen herramientas todo en uno, ¿merece la pena escoger una más completa o las buscamos por especialidades? “Depende de las necesidades de la empresa. Para muchas, un software integrado que incluya funcionalidades de CRM y de ERP puede ser más que suficiente. Ahora bien, hay empresas donde alguna de estas partes cobra mucha importancia y necesitan un software específico. Por ejemplo, en retailers, el ERP es fundamental para gestionar bien el stock, las necesidades de compra, etc.”, explica José Carlos Cortizo.

ESTUDIOS DE MERCADO

“Son herramientas que nos ayudan a conocer cómo está nuestra web o negocio online, en cuanto a SEO, competidores, keywords, rankings y otra serie de parámetros. En el mercado encontrarás versiones gratuitas y suficientes, como Mozbar y Quicksprout. Para mí esta última es la mejor para informes sobre tu web y para compararte con la competencia”, explica Emilio Rodríguez.

“Mozbar es un plugin que se instala en tu navegador y con un solo clic te permite conocer la fuerza que tiene tu web. Entre las gratuitas importante también Woorank, que te ayuda a detectar los errores que cometes en tu posicionamiento. Tiene una versión de pago, pero no merece la pena. Sí conviene rascarse el bolsillo por otras herramientas imprescindibles para un SEO como Semrush, Sistrix y Ahrefs. Semrush y Ahrefs tienen versiones gratuitas, pero muy limitadas. Sistrix se puede utilizar gratis sólo 14 días”, explica Dean Romero, webmaster y autor del blog Blogger3cero.com.

Otra forma de realizar estudios de mercado es detectando tendencias en Internet, con herramientas gratuitas como Google Trends, que refleja qué palabras clave busca la gente diariamente, “las modas de búsqueda del momento: por ejemplo, qué juguetes se han buscado más en Reyes”, añade Romero. O realizando tus propias encuestas por correo electrónico con soluciones como SurveyMonkey, también gratuita.

GESTORES DE PROYECTO

Son herramientas que utilizan de forma habitual la mayoría de los emprendedores que necesita organizar grupos de trabajo y proyectos en equipo. Ayudan a asignar las tareas de cada uno, ponerles fechas límite, etc. Imprescindibles, sobre todo, para quienes trabajan con colaboradores de forma remota. Aquí ganan por goleada Basecamp y Trello; los dos muy parecidos, pero Trello le ha tomado la delantera a la primera porque es totalmente gratuita (Basecamp sólo lo es para los profesores) y porque combina muy bien con Google Docs. Otra alternativa recomendable es Asana, aunque en su versión gratuita está limitada a un máximo de tres proyectos.

GESTORES DE TAREAS

Un gestor de tareas es algo así como un bloc de notas muy sofisticado para crear listas de tareas y anotaciones de todo tipo y compartirlas con otros. Destaca sobre todas Evernote, con muchísima diferencia, seguida por RemembertheMilk. Y sólo algunos recomiendan la solución de Google, Google Keep. “Evernote es la más completa para la parte de recopilar, procesar y compartir. Remember the Milk es un complemento perfecto a Evernote para administrar las listas de tareas y asignar tiempos (alarmas, listas automáticas, vencimientos, etc.), aunque se puede prescindir de ella. Las dos son multidispositivo y tienen una gran conexión con herramientas y apps de terceros”, comenta Emilio Rodríguez. Las dos son muy completas en sus versiones gratuitas, aunque en el caso de Evernote, “si la utilizas mucho, merece la pena recurrir a la versión de pago. Cuesta unos 40 euros al año”, explica Emilio Rodríguez.

GESTORES DE TIEMPO

Son herramientas para mejorar la productividad. Entre las gratuitas, la más recomendada es Rescue Time, seguida de Clippy y Teamviz. “Rescue Time es una de las que más y mejores resultados me da. Un servicio de analíticas personales que muestra cómo empleas tu tiempo, desde que enciendes el PC o portátil, y te proporciona herramientas para ayudarte a ser más productivo”, comenta Isra García.

Merece la pena añadir a estas herramientas otras que nos ayuden a organizar mejor el correo, como Mailbox (una app para móviles, tablets y una beta para ordenadores Mac) y Unroll.Me. La primera, para gestionar mejor tu bandeja de entrada, según tus preferencias. Unroll.Me, para olvidarte del correo basura. “Ahora Google ha lanzado la competencia a Mailbox, que se llama Inbox. Son fantásticas para una gestión eficiente del email personal. Unrol.Me es, sencillamente, buenísima. No es un gestor de correo como las otras, sirve para ver a qué estás suscrito, darte de baja fácilmente de las que no te interesen y agrupar las otras en un mismo email”, dice Emilio Rodríguez.

SINCRONIZACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE DATOS

Google Drive y Dropbox te ayudarán a guardar de forma segura, gratis y en la nube todos tus datos. De esta forma, puedes acceder a ellos desde cualquier dispositivo y lugar. Eso sí, los dos tienen limitaciones. Google Drive, hasta 15 GB gratis. Dropbox, hasta 16 GB. Si necesitas más volumen, tendrás que pagar (unos 10 euros mensuales).

INFOGRAFÍAS, PRESENTACIONES Y DIAGRAMAS

Son herramientas con utilidades diferentes. Para presentaciones almacenadas en la nube y totalmente gratuitas, las mejores son Google Slide y Prezi, sobre todo esta última. “Es muy visual, con efectos de zoom, etc. Ha evolucionado considerablemente hasta ofrecer muchas más opciones que antes. El handicap es que ya no eres original cuando usas Prezi, ya que la utiliza todo el mundo”, comenta Isra García. Otra cosa son las que nos ayudan a organizar la información de forma visual, como Infogr.am. “Crea increíbles infografías y gráficos en cuestión de minutos. Una herramienta muy útil a la hora de presentar datos”, añade.

IDENTIDAD CORPORATIVA

“Canva es brutal. Una herramienta con la que los que no somos diseñadores podemos hacer diseños propios muy potentes. También Withoomph, buenísima para crear gratis tus logos en minutos. Y para crear tus vídeos, de forma sencilla y poco presupuesto, unos 20 euros, Videolean”, señala Rodríguez.

VIDEOCONFERENCIAS

Google Hangout, Skype y MashmeTV son las mejores opciones. “Skype y Google Hangout son muy completas, gratuitas y, salvo que se quiera algo superespecífico, no hace falta pagar por este tipo de servicios para comunicarse entre dispositivos con voz o vídeo. Skype tiene, además, tarifas a móviles muy baratas”, puntualiza el cofundador de Gremyo.

ANTIVIRUS

Los más recomendados son Avast y Avira. En especial, este último porque “Avast consume mucha memoria. Yo siempre recomiendo un antivirus unido a Spybot Search & Destroy o cualquier otro paquete gratuito de seguridad contra malware, mejor que alternativas como Malwarebytes”, afirma Emilio Rodríguez. 

COMERCIO ELECTRÓNICO

La mayoría nos recomienda Magento y Prestashop. Y las dos son gratuitas. Prestashop, para retailers pequeños y medianos, y Magento, para las más grandes. El pero es que las dos son soluciones de código abierto: son gratis, te las puedes instalar y configurar tú, pero como hemos dicho antes, si no tienes conocimientos técnicos, te resultará casi imposible. “Al final, lo normal con Prestashop y Magento es que pagues a un desarrollador para la instalación, configuración, adaptación y diseño del estilo visual de la tienda. Necesitarás una inversión mínima de 3.000 euros, pero merece la pena pagar por ello”, afirma Cortizo.

Alternativas

“Para muchos pueden ser más interesante herramientas que a priori no son gratis, comoShopify, pero que están en la nube, con costes muy bajitos y que están pensadas para que una persona de negocio se monte su propia tienda de forma muy fácil. Están más limitadas en funcionalidades y posibilidades a futuro, pero hay muchos casos de éxito (como el de Mimub.com) que han empezado con Shopify hasta que estaban facturando cientos de miles de euros al mes y migraron a otra plataforma”, continúa el CMO de BrainSins.

También existen soluciones gratuitas, como WooCommerce, que permiten montar un comercio a partir de una web de Wordpress. “Su gracia es que funciona sobre Wordpress, que es una solución tan extendida que mucha gente de marketing y negocio la sabe utilizar a nivel usuario. De esta forma, la curva de entrada es mucho más simple. Yo la recomendaría siempre que tu estrategia de marketing se base en contenidos (posts) y quieras que el blog tenga el mismo protagonismo que la tienda (de esta forma está todo en una misma plataforma)”, comenta Cortizo.

CREACIÓN DE WEBS

Si no quieres invertir dinero en tener tu propia web, Wordpress y Wix son las alternativas más sencillas. Las dos tienen buena fama y, en especial, la primera. “Wordpress es la mejor para crear blogs y webs. Eso sí, hay que tener en cuenta que, aunque es gratis, a medida que vas añadiendo plugins y funcionalidades extras, sobre todo los potentes, cuestan dinero. Por lo que se suele pagar muchas veces es por la plantilla que vas a usar en tu web o blog. Pero la plataforma en sí es gratis. Para páginas webs sencillas de una sola página o landing page para captar clientes, también es muy recomendable Instapage”, apunta Emilio Rodríguez.

REDES SOCIALES

Herramientas de redes hay muchísimas, pero algunas están asociadas exclusivamente a una sola red. Entre las genéricas, las más recomendadas son HootSuite y Buffer. “Buffer es muy útil para automatizar y compartir tus contenidos en redes de forma muy sencilla. HootSuite es similar a Buffer, con funcionalidades algo más avanzadas, aunque con una interfaz ligeramente más complicada”, apunta Romero. Otra buena alternativa para conocer lo que pasa en todas tus redes es Sproutsocial, aunque sólo ofrecen 30 días gratis.

Sin olvidar las más específicas, como SocialBro, para gestionar mejor tu cuenta en Twitter. “O Storify, que te ayudará a crear tus propias historias a través de la curación (selección) de contenidos. Luego puedes organizarla y compartirla. Dandy ID, para almacenar varias identidades sociales en un solo sitio y crear un perfil de contacto ordenado o Postling, para gestionar todo tu ecosistema social media desde un mismo interfaz”, comenta Isra García, experto en redes y fundador de IG.

ANALÍTICA WEB Y APPS

Google Analytics y Bitly son las más empleadas. La primera te dará a conocer el volumen de tráfico que recibe tu web. Bitly es un acortador de URLs (imprescindible para compartir enlaces en Twitter, por ejemplo) que, además, te ofrece información sobre lo que sucede con los enlaces que compartes.

“Sin olvidarnos de herramientas para analítica y medición de apps. Las de medición, comoAppfigures, te ofrecen información del número de descargas, ventas, ranking de tu app, valoraciones, etc. Las de analítica, como Appanie, te indican quién hace qué dentro de tu aplicación. Igual que Amplitude. Son algo así como el Google Analytics para aplicaciones. Otra alternativa es Mixpanel, que vale para analíticas de webs y apps. Ésta te da información extra que no te ofrece Google Analytics en web (quién hace exactamente el qué)”, explica Emilio Rodríguez.

EMAIL MARKETING

Para campañas de email marketing, dos soluciones gratuitas y muy buenas son MailChimpy Acumbamail. El único inconveniente, respecto a otras de pago, es que tienen limitados el número de abonados (hasta 2.000, y a partir de ahí hay que pagar), aunque MailChimp es algo más generosa, ya que permite enviar hasta 12.000 correos a esos 2.000 abonados. Acumbamail te limitará tus campañas a 2.000 envíos mensuales, uno por abonado y mes. “La versión gratuita en ambos casos incluye en los emails un logo de cada una de las compañías y enlace al site, pero no es algo que moleste, por lo que la única razón lógica para optar por sus versiones de pago sería que el número de suscriptores o emails enviados al mes nos resulten insuficiente. En cuanto a las diferencias entre las dos, además del volumen de envíos, la única es que Acumbamail es una empresa española y su interfaz está en castellano. En Mailchimp está todo en inglés, tanto el interfaz como el soporte”, comenta José Carlos Cortizo.

REPUTACIÓN ONLINE

Las herramientas de gestión de la reputación online te ayudarán a saber qué dicen de ti y dónde. La más recomendada es Google Alerts, un sistema de alertas que te avisa cuando alguien publica algo sobre tu nombre o marca. Aunque tal y como señala el webmaster Dean Romero, “no hacen falta demasiadas herramientas para saber qué se está diciendo de ti en Google. El algoritmo está muy cualificado para encontrar los términos que busques. Basta teclear tu nombre o tu marca y listo”.

Otras buenas alternativas pueden ser Klout y Mention, muy útiles para  gestionar la reputación en redes sociales: qué se dice de ti y qué comentarios tuyos tienen más impacto, quiénes son los usuarios con más influencia, etc. Eso sí, Klout es completamente gratuita, pero Mention sólo lo es durante 14 días. También merecen la pena otras herramientas más específicas como TwitterSearch, “un buscador en tiempo real para que no te pierdas nada de lo que se dice de ti en esta red”, comenta Isra García.