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El trabajo fuera de oficina

Forbes   - ‎domingo‎, ‎25‎ de ‎enero‎ de ‎2015

El trabajo virtual, el teletrabajo, es una opción para tener mejor rendimiento y mayor productividad, y debería ser contemplada cada vez más por las empresas.

Hace algún tiempo, un conocido me dijo que su sueño era estar “en la casa de bolsa”. Contrario a lo que supuse, él no se refería a estar en el mundo financiero, sino a permanecer en su casa sin trabajar. Otro amigo me decía que quería mantener su oficina en la entonces todavía glamorosa Zona Rosa de la Ciudad de México para poder recibir (y presumir) a sus clientes; la realidad es que ningún cliente lo llegó a visitar.

Estas anécdotas vienen a colación porque, por un lado, cada vez son más los ejecutivos en distintos países que hacen su trabajo fuera de la oficina, ya sea desde su propio hogar o en sitios públicos donde pueden disponer de conexión a Internet, y, por otro, la atención al cliente siempre ha implicado el estar presente en sus oficinas y no al revés.

La idea de trabajar fuera de una oficina, o realizar “trabajo virtual”, que significaba trabajar en casa (literalmente), en principio no fue del todo bien recibida, especialmente porque se encontró resistencia a ello por parte de los empleados. No obstante, sí había interés por tener trayectos más cortos y disponer de más tiempo para pasar con la familia o los amigos.

Un estudio realizado a principios del año pasado por la empresa ShoreTel reveló que uno de cada cuatro empleados en Estados Unidos trabaja desde su hogar al menos una parte de su jornada, principalmente porque evitan traslados, generalmente largos. Una investigación similar, realizada en 2013 por Microsoft, señala que México es el tercer país con el mayor número de personas que trabajan desde el hogar, sólo por debajo de Argentina y Brasil. En su estudio, efectuado en la Ciudad de México, pone de manifiesto que una persona gasta aproximadamente 60 horas al mes únicamente en trasladarse de su casa al trabajo.

No sé si esta tendencia en México tuvo su origen cuando se declaró la emergencia por el brote de influenza por el virus AH1N1, que durante varios días paralizó la actividad económica, especialmente de la Ciudad de México, cuando miles de mexicanos tuvimos que trabajar desde nuestros hogares. En lo particular, la experiencia me dejó ver que el trabajo en casa puede resultar más productivo, entre otras cosas porque:

Se aprovechan los tiempos, generalmente empleados en traslados, en realizar trabajo productivo.

Se tienen menos distractores que en la oficina (conversaciones con colegas, paso continuo de gente, pláticas de terceros en voz alta, etcétera), mejorando la concentración y, por tanto, la calidad del trabajo.

Menor estrés (principalmente el producido por el tráfico de la ciudad y la lucha contra el reloj para llegar a tiempo), además de mayor comodidad.

Aunque en México aún existen muchas empresas que buscan la presencia física de sus colaboradores, estoy convencido de que el trabajo fuera de oficina produce mejores resultados para las empresas, sus trabajadores e inclusive para los clientes: la empresa se beneficia al eliminar o reducir instalaciones, a veces grandes y costosas, lo que disminuye sus gastos operativos; para los colaboradores representa menores consumos (combustible, desgaste del automóvil, taxis, etcétera), y para los clientes significa la valiosa posibilidad de tener respuesta a sus requerimientos en menor tiempo. Todo ello entra en la llamada “agilidad en el trabajo”.

Las relaciones públicas virtuales

Cierto que hay funciones y profesiones para las que es inevitable la permanente asistencia del trabajador, pero en las relaciones públicas los ejecutivos pueden trabajar desde cualquier sitio, sobre todo con las facilidades tecnológicas de que hoy disponemos, que nos permiten conectarnos con el mundo en cuestión de segundos. Ello implica algo muy valioso para los clientes: pronta respuesta, es decir, agilidad en el trabajo.

La investigación VWork: Measuring the benefits of agility at work (Trabajo virtual: medición de los beneficios de la agilidad en el trabajo), que se realizó en 2011 entre 600 líderes de negocios de organizaciones globales, estableció de qué manera las empresas son cada vez más ágiles. Explica la fórmula del “dividendo de la agilidad” para medir el éxito de la rapidez en términos de: costos reducidos, incremento del bienestar de los empleados y aumento de la productividad. Asimismo describe las etapas por las que las organizaciones probablemente tendrán que pasar en el camino que las llevará a convertirse en realmente virtuales.

Sin mencionarlo expresamente, el informe presenta una idea muy afín al trabajo en relaciones públicas: desafía la idea del lugar de trabajo fijo tradicional para introducir la del trabajo martini, es decir, aquel que se ejecuta en cualquier momento y con las condiciones más del agrado del ejecutivo. Un publirrelacionista que sabe que puede confiar en tener a su alcance, en cualquier lugar y momento, las herramientas necesarias para trabajar, puede destacar por la prontitud de sus servicios para con los clientes.

Las relaciones públicas virtuales permiten realizar y enviar propuestas, comunicados de prensa, documentos en general, imágenes, audios y videos, así como realizar llamadas o entrevistas telefónicas, entre junta y junta, sin llegar tarde a ninguna de éstas. Eso es productividad a favor de la imagen profesional del ejecutivo y de la de su propia agencia.

Lo anterior no implica el abandono total a las instalaciones de la empresa, sino un uso más racional de las mismas, sobre todo para la realización de juntas en los horarios más convenientes para todos los involucrados.

Visto desde otro ángulo, las relaciones públicas virtuales también pueden ser una contribución a la sustentabilidad al reducir los niveles de contaminación en urbes como la Ciudad de México, en donde los continuos embotellamientos, las obras viales, los cortes a la circulación y el avance lento, cuando no la plena inmovilidad, incrementan sustancialmente los niveles de contaminación.

Las empresas en la actualidad están realizando cambios en respuesta a la necesidad de reducir costos, a las preocupaciones relacionadas con la sostenibilidad asociadas a los desplazamientos y al uso de la energía en los edificios grandes, y al aprovechamiento de los desarrollos en las tecnologías de la información que son cada vez más rápidos.

El trabajo virtual, el teletrabajo, es una opción para tener mejor rendimiento y mayor productividad, que debería ser contemplada cada vez más por las empresas, particularmente por las agencias de relaciones públicas. De hecho, esta aportación fue totalmente redactada fuera de oficina o casa.