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El peldaño olvidado de la productividad

FORBES- 26 de septiembre de 2018

La productividad arranca con la posibilidad de tener un entorno ordenado y listo para trabajar en el momento en el que se necesita, no después

Cada mañana de martes, cuando llego a dar clase de siete de la mañana, padecemos el mismo ritual si queremos ir al baño. La señora de la limpieza pone el palo de la escoba atravesado en el umbral de la puerta y tenemos que esperar a que termine. La vemos pasar el trapo por encima de los lavabos mientras se va formando una cola larguísima de alumnas y maestras que queremos pasar al baño para lavarnos las manos, usar el espejo o todo lo demás que causa urgencias.

Por supuesto, el reloj va avanzando y muchas llegan tarde a sus clases porque el baño no está listo y eso retrasa a todos los demás. Parece una tontería y no lo es: ¿qué pasaría si un restaurante abriera sus puertas y cuando los comensales entraran, los meseros estuvieran poniendo las mesas? Olvidamos que el primer peldaño en la escalera de la productividad es arrancar en tiempo y forma.

En gastronomía existe un término: mise en place, que sirve para definir el conjunto de preparaciones que deben de hacerse antes de empezar la operación del día. La mise en place se trata del pre-alistamiento indispensable para cubrir todas las necesidades que se puedan enfrentar para empezar la lista de tareas diarias en tiempo, forma y de acuerdo con los estándares de la empresa. Es algo tan sencillo como lo expresa el dicho: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Se trata de una parte del proceso productivo que por parecer tan obvia, se desestima y es muy fácil de olvidar.

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El primer peldaño de la productividad es tener los materiales y las herramientas listas y en buen estado para empezar a trabajar, es manejar los equipos y utensilios de acuerdo con lo que indica el manual de maniobra y seguridad, es tener el área lista para ser utilizada, verificar el buen funcionamiento de los aparatos y máquinas que vamos a usar y asegurarnos de que todos los requerimientos técnicos se han cumplido. Es decir, se trata de hacer todas las previsiones para asegurar un desarrollo armonioso, fluido y excelente basado en la experiencia y dejando de lado la improvisación.

Arrancar las operaciones con todo listo ahorra tiempos, evita desperdicios y asegura que el flujo productivo tenga concordancia con lo que se espera. Por el contrario, cuando el día arranca y algo no está listo, toda la cadena productiva se retrasa, causando desperdicios de tiempo y materiales que tienen un efecto multiplicador costoso. Es lamentable, porque son descuidos que pueden evitarse y que tienen consecuencias virtuosas: ahorran recursos y propician la armonía.

Ver a la señora limpiando el baño, me recordó al contador Quiñones, uno de mis primeros jefes. El era la cabeza del departamento de impuestos y todas sus auxiliares éramos mujeres. Entrabamos a trabajar a las ocho de la mañana y teníamos horario corrido, lo que hacía fácil que muchas pudiéramos trabajar y estudiar al mismo tiempo. Con el aprendí la importancia del peldaño olvidado de la productividad. Nuestro departamento generaba mucha admiración y es que era muy raro que nosotros saliéramos después de nuestro horario, regularmente se respetaba nuestra hora de salida, lo cual en áreas contables-fiscales es muy raro. ¿Cómo lo lográbamos?

El contador Quiñones se aseguraba de que justo a las ocho de la mañana todas estuviéramos en nuestro lugar listas para empezar a trabajar. Nos hizo ver la importancia de estar a tiempo haciendo lo que debíamos en el momento preciso. En cambio, nuestras compañeras de contabilidad entraban a las ocho pero se iban al baño de mujeres a arreglarse, a terminar de maquillarse, a platicar del último chisme que corría por radio pasillo. Y, claro está, empezaban a trabajar a las ocho cuarenta y cinco o a las nueve.

Nuestro jefe nos enseñó a tener nuestros lugares ordenados, nuestras sumadoras listas, los archivos con un sistema que nos facilitaba encontrar las cosas rápido. En ese departamento, las cubiertas de los escritorios empezaban el día libres de papeles y así terminaban. Trabajábamos contentas conforme a un orden y a una secuencia que había sido prevista y planeada con anticipación y el margen de ocurrencias y de improvisaciones se disminuía sustancialmente.

Evitábamos andar a la vuelta y vuelta buscando lo que necesitábamos, se acababan las tareas duplicadas. Los resultados eran gloriosos: no salíamos tarde, no acabábamos agotadas al final de la jornada, se combatía la falta de control, había muy pocos olvidos y el trabajo resultaba armónico pues cada una hacía lo que le tocaba y se hacía responsable de su tramo de trabajo.

Para el contador Quiñones, el inicio del día de trabajo debía planearse la tarde anterior. Es decir, se preveía y se supervisaba que lo planeado fuera lo que efectivamente se estaba haciendo. Es decir, se finalizaba la jornada de trabajo dejando las cosas listas para empezar puntuales al día siguiente. Nuestro departamento de impuestos se manejaba como un relojito y nuestra cadena de tareas estaba perfectamente eslabonada.

Por supuesto, los jefes de los demás departamentos administrativos siempre creían que a Quiñones lo tenían muy consentido los de personal y que siempre mandaba a las mejores. No era así, el contador se encargaba de hacer entender a cada una de sus colaboradoras la importancia del peldaño oculto de la productividad. Eso nos convertía en personas comprometidas y que pudimos salir siempre a tiempo. No recuerdo haberme quedado jamás a trabajar horas extras para preparar algún reporte, a corregir algún error, a repetir algo que quedó mal hecho.

Cada mañana de martes, cuando llego a dar clase de siete de la mañana y veo a la señora de la limpieza tallar el lavabo mientras se forman filas interminables de personas que quieren entrar, recuerdo al contador Quiñones. Sé que si el estuviera a cargo, le diría que ese baño debería estar listo para recibir a sus usuarias en tiempo y forma. Este pequeño detalle retrasa a maestras y alumnas para llegar al salón de clase y eso puede traer un efecto dominó que va restando minutos de productividad al proceso educativo.

En fin, tenemos que estar preparados y listos, no cuando las manecillas de un reloj nos lo piden, sino cuando nuestros clientes lo exigen. Esa es la clave que apuntala el primer escalón de productividad. El error más común en el ejercicio de asignación de tareas específicas en cualquier tipo de profesión, es ponerse manos a la obra sin visualizar una hoja de ruta completa.

El primer paso a la hora de hacer una buena puesta a punto es organizar las tareas para que cada quien esté donde le toca haciendo lo que debe de forma esquemátic. Así, con una buena guía que puede servirnos de brújula a la hora de planificar la puesta a punto, podemos entender la relevancia de impulsar la productividad desde el escalón correcto. No hay que desestimarlo.