ineficiencia organizacional

Cómo diagnosticar y remediar la temible ‘juntitis’

FORBES- 5 de Abril de 2016

Estar en juntas durante horas es el principal indicador de ineficiencia organizacional. Te digo cómo saber si tu empresa tiene ‘juntitis’… y la solución.

La juntitis es un mal que aqueja a una gran cantidad de ejecutivos en nuestro país. El quererse poner de acuerdo “para todo” y congregar a los miembros de un equipo debe ser principio para aumentar la productividad, no para disminuirla, como ocurre las más veces en una gran cantidad de organizaciones.

Capacitar equipos para tener una comunicación más eficiente en sus juntas es cada día más una prioridad en las organizaciones con visión.

Motivos, constante y resultados de la juntitis

Motivos: Pueden ser tantos como objetivos y problemas tenga la organización.

Constante: Falta de efectividad en la comunicación entre equipos de trabajo, vicios de sus integrantes y problemas de formación. (Tampoco es su culpa: ¡nadie les enseñó a ponerse de acuerdo, a llevar correctamente una junta, o a implementar estructuras para ello!)

Resultados: Ineficacia e ineficiencia que afecta la productividad individual, del equipo y de la organización, aunado a un mal clima laboral, resultante de la pérdida de tiempo y producto del desgaste individual y colectivo.

Diagnóstico

La persona indicada para realizar un diagnóstico profesional en este tipo de temas es el comunicólogo organizacional (coach o consultor). Las más veces las problemáticas entrelazan distintos temas (asertividad, habilidades gerenciales, desarrollo del liderazgo, etc.), cuestiones en que los especialistas pueden brindar distintas soluciones.

Pero ¿cómo saber si se vive juntitis en mi organización?

a) Si tienes 3 o más juntas a la semana.

b) Si las juntas duran más de una hora.

c) Si en las juntas convocan a un gran número de individuos y “tienen que estar todos”.

d) Si los temas que tocan son reiterativos.

e) Si los detalles que tocan son reiterativos.

f) Si se cambia de tópico constantemente y no hay cierres claros del tema.

g) Si los propios asistentes se quejan de las juntas.

h) Si al menos dos personas siente que no está clara la decisión tomada.

i) Si respondiste que sí a dos o más de las anteriores.

Grandes y terribles frases

La realidad es que se ven muchas cosas en este caminar apoyando a ejecutivos y organizaciones. Aquí te comparto algunas grandes pero terribles frases que nos ayudaban a encuerar algunas realidades organizacionales respecto al tema:

– “¿Juntas? No, ésas no son juntas; son charlas de café y pan con mantequilla.”

– “¿Que nadie leyó la minuta? Es que la minuta era de 6 páginas.”

– “Es que mi jefe hace una junta para escucharse, otra para comprenderse y la tercera para reconfirmar si la primera y la segunda nos quedaron claras.”

– “De nada sirven las juntas si no me dan tiempo para trabajar lo que ahí quedamos.”

– “Es que ya habíamos quedado varias veces en algo, y lo volvieron a hacer al revés.”

Soluciones y reglas

1. No se debe hacer una junta para todo; hay muchas más formas de comunicar y solucionar las cosas.

a) Ubicar con claridad el problema es el comienzo de la solución. (Acuérdate: los problemas nunca son personas; son lo que las personas hacen o dejan de hacer en fondo o forma. No personalices la situación. Los problemas son aspectos modificables, y todos tenemos ese derecho.)

b) Pregúntate si un mail, una conversación uno a uno, o una plática durante una caminata casual con algún miembro de tu organización puede ayudarte a resolver el problema antes de ir a junta.

2. Si ya identificaste qué requieres de una junta.

a) Plantea los puntos a tratar y diferencia qué es urgente, qué prioritario y qué importante. Para que la gente ubique qué debe hacer primero y qué después, procura dejarlo claro.

b) No siempre debes tener juntas en que todos opinen o en que sólo tú hables. Ubica tu liderazgo y hazlo efectivo. Dales la batuta pero no les permitas el cambio de tema. Aterrízalos a opinar de forma libre sin prejuicios y contundente. Siempre que puedas promueve que traigan sus ideas escritas en bullets.

c) “No se debe enterar todo el mundo.” Ubica claramente a quién le compete el asunto (Si tienes personas que tienen personas a su cargo no necesariamente tienes que citar a todos: aprende a delegar, y a solicitar resultados. Si esto no lo resuelve, primero verifica qué está sucediendo contigo, después con la persona y luego con su equipo. Dale valor y fuerza a tu gente para que te dé resultados.)

d) Si no es prioritario, urgente o importante para su labor, no los cites.

Te comparto algunas claves

Una junta no debe tardar más de 30 minutos.

Una junta no debe tener más de tres puntos a tratar: si requieres tratar más cosas, es preferible que hagas otra después, o que busques una solución alterna a la junta.

Acota el número de personas: no es lo mismo moderar y poner de acuerdo a cuatro o seis, que a 12 individuos, además de que el tiempo de participación se multiplica.

Piensa primero si es verdaderamente necesaria una minuta. Si descubres que sí, siempre rota a las personas a que las realicen y dales tú el formato, comentando que al final de la junta uno de ellos realizará la minuta (así garantizarás que todos ponen atención).

Celulares, prohibidos. Si me entran llamadas interrumpo mi tiempo y el de los demás.

Si haces una lluvia de ideas, pon el ejercicio de dar el mismo tiempo de hablar a las personas; así las empiezas ubicar y centrar en lo que es importante. Al final puedes darles un minuto para que sinteticen su participación.

Tip: Recuerda que este tema no es culpa de los empleados sino de las empresas, que no capacitan a su personal, sea cual sea su rango. Toma en cuenta que muchos de tus propios empleados o subordinados pueden tener grandes cosas que aportar y no necesariamente la habilidad de aterrizar sus ideas. ¡Ayúdales y ayuda a tu organización!

  

Alejandro Meza-Coach fundador de Impulso Humano México. Desarrollador de metodologías poco convencionales en Coaching y Capacitación para organizaciones y empresarios.