Los bots

 Los bots y la transparencia en las adquisiciones

FORBES- 11 de agosto de 2018

El entorno empresarial está entusiasmado con los bots, y es fácil ver por qué. Los bots pueden automatizar tareas rutinarias y repetitivas reduciendo costos y mejorando la eficiencia.

Liberando humanos para realizar actividades de mayor valor que requieren juicio e intuición. Al tiempo que escalan fácilmente: manejando una carga de trabajo mucho mayor que la de un humano al no parar o tomar descansos. Sin embargo, han sido poco tomados en cuenta en los procesos de compras y adquisiciones de una organización, pública o privada, limitándolos a la realización de tareas en procesos discretos. Pero esto está cambiando, ya que los bots – ahora coordinan a múltiples personas involucradas en procesos de punta a punta, convirtiéndose en un pilar clave para la efectividad de las compras y adquisiciones. Un ejemplo tangible es el uso de bots para crear órdenes de compra, automáticamente y sin intervención humana, con base en datos de la requisición cuando los campos son completos y precisos.

Aún más, los bots combinados con capacidades analíticas e inteligencia artificial están siendo críticos para modernizar y transparentar los procesos de compras y adquisiciones apalancándose más en los datos y menos en los procesos, para tomar mejores decisiones comerciales, reducir los costos operativos y mejorar la eficiencia en general.

Para implantarlos de manera efectiva, es necesario desarrollar una Agenda de Automatización Inteligente para asegurarse de haber determinado cómo usará los bots, y con qué fines. Para ello, se deben tomar en cuenta tres consideraciones importantes.

 

División del trabajo entre humanos y bots. Los bots se pueden usar de dos formas básicas, asistencia, en la que una persona debe participar de alguna manera en la actividad; y sin ayuda, en el que el bot ejecuta de forma autónoma una actividad sin intervención humana. Debe considerar cuidadosamente el tipo de actividad involucrada y las implicaciones de su ejecución para determinar que división del trabajo tiene mayor sentido.

Impacto en políticas y procedimientos. Desplegar un bot sin primero hacer ajustes en políticas y procedimientos puede resultar en una variedad de desafíos. Los controles de auditoría podrían verse comprometidos e introducir nuevos riesgos para la organización. Se podría requerir más esfuerzo para verificar el trabajo de los bots, lo que eliminaría las mejoras de productividad, su mayor ventaja competitiva.

Monitoreo continuo. La falla en monitorear bots puede tener un impacto material en una organización. La clave del monitoreo es doble, primero, establecer la responsabilidad del monitoreo; y segundo, llevarlo a cabo. Con base en la experiencia, el área de tecnología debe ser responsable de la supervisión regular de los bots al igual que sucede con otros sistemas. Y debe involucrar al responsable de la unidad de negocio para investigar y resolver cualquier problema identificado. El monitoreo debe ser continuo para asegurar que los bots estén ejecutando su función; y de manera periódica y ante cualquier cambio en los sistemas, se debe completar una evaluación de desempeño profunda.

Los bots han empezado a abrirse camino en organizaciones de compras y adquisiciones con visión de futuro constituyéndose como herramientas para gestionar la administración de proveedores y catálogos, soporte al usuario final, creación de órdenes de compra, facturación y procesamiento de solicitudes y pagos. Pero esto es sólo la punta del iceberg. En los próximos años, los bots se volverán aún más omnipresentes a medida que las organizaciones busquen implementar bots en toda la empresa. Esto hace que sea aún más crítico pensar en los detalles e impactos operacionales mucho antes de que esta tecnología se vuelva un nuevo estándar.