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La oficina sin papeles por fin está cerca de ser realidad

 The  wall street journal- septiembre de 2016

Cada año, los trabajadores de oficina en Estados Unidos imprimen o fotocopian aproximadamente un billón de hojas de papel. Si suma las impresiones en papel que producen otras industrias —facturas de servicios públicos, estados de cuenta bancarios, etc.—, la cifra se eleva a 1,6 billones. Si apiláramos todo ese papel, la torre resultante sería 18.000 veces más alta que el Everest, llegando casi a mitad de camino de la luna.

Esta es la razón por la cual la reciente adquisición del negocio de impresión y copiado de Samsung Electronics Co. por parte de HP Inc. tiene sentido. Según un portavoz de HP, ésta posee menos del 5% del mercado de grandes máquinas copiadoras de oficina de alto rendimiento. La compañía dice que la adquisición incorporará la tecnología de Samsung en nuevos dispositivos, creando una gran oportunidad de crecimiento.

Sin embargo, este negocio no debería existir. Desde hace por lo menos cuarenta años se nos ha prometido una oficina sin papeles. En 1975, un analista de Arthur D. Little Inc. dijo en un artículo publicado en 1975 en BusinessWeek que el uso del papel empezaría a reducirse en 1980 y que para 1990 habría desaparecido por completo.

Pero la realidad es que el récord de páginas impresas en las oficinas se produjo en 2007, justo antes de la recesión, dice John Shane, analista de InfoTrends, que ha seguido las industrias de impresión y creación de documentos durante los últimos 25 años y a quien debemos las alucinantes cifras con las que se abre esta nota.

Que hasta ahora no hayamos conseguido que una oficina opere sin papeles no quiere decir que no lo podamos lograr. Siempre es peligroso decir “esta vez es distinto”, pero esta vez podría ser cierto. Por primera vez en la historia, el uso del papel en las oficinas de EE.UU. está cayendo a un ritmo anual constante de entre 1% a 2%. Al añadir la caída en el uso de papel durante la última recesión, en 2016 llegamos a estar 10% por debajo del récord histórico de papel impreso de 2007.

Esta tendencia es el resultado de avances de todo tipo de empresas, desde unicornios tecnológicos como DocuSign Inc. —la empresa más grande en el segmento de firmas digitales—, al auge de las tabletas y los dispositivos móviles. Más importante aún, representa un cambio que llevó mucho más tiempo que lo que nadie había previsto. Este retraso se debe al hecho de que los negocios se hacen de una manera mucho más ad hoc y complicada que lo que la mayoría de la gente percibía.

La persistencia de las impresiones en papel en el lugar de trabajo (60% de las cuales no son opcionales, dice Shane) es resultado de procesos corporativos que cambian muy lentamente. Las empresas pequeñas y medianas han sido las más lentas en deshacerse del papel, es decir, digitalizar totalmente sus flujos de trabajo.

También ocurre que el papel es sencillamente maravilloso. Es la única tecnología de ingreso y despliegue de datos que pesa casi nada, cuesta centavos, puede leerse bajo casi cualquier luz y no requiere una conexión a Internet, el epítome de la portabilidad y la durabilidad.

Xerox Corp. emplea un equipo de etnógrafos para estudiar por qué la gente imprime en la oficina, dice el jefe de automatización de flujo de trabajo de la empresa, Andy Jones. Su investigación revela que “hay muchas prácticas de trabajo y actitudes que están arraigadas en el funcionamiento de las empresas”, lo cual hace que el cambio sea también difícil para las grandes compañías. Cuando Shane preguntó a los encuestados por qué hicieron el 40% de las impresiones que hicieron y que no eran imprescindibles para su trabajo, la respuesta más común fue que sencillamente “les gusta el papel”.

Los trabajadores del conocimiento aún imprimen documentos para marcar, editar, aprender y colaborar entre ellos. Pero, al menos en parte, esto puede ser generacional. Una razón por la cual estamos más cerca de la oficina sin papeles es que las nuevas organizaciones emplean muchos nativos digitales, que tienden a no utilizar papel.

A medida que herramientas de colaboración basadas en la nube como Microsoft Office 365 y Google Docs se conviertan en la norma, el resto de nosotros puede encontrarse con que la manera en que está tratando de hacer estas tareas en un medio digital no se corresponde con cómo lo hacía en papel.

La historia ha demostrado que la desaparición del papel será gradual. La cantidad de personas que imprimen en las oficinas puede estar disminuyendo de 1% a 2% por año, pero todavía se trata de un mercado enorme.

“Creo que llevará entre 15 y 20 años, cuando la generación del milenio, que creció con fotos digitales y teléfonos inteligentes, asuma los altos cargos en las empresas, para que podamos ver la transición a una oficina sin papeles”, dice Loo Wee Teck, jefe de electrónica de consumo en la firma de investigación de mercado Euromonitor. “Nosotros, los de la generación X, somos los dinosaurios que obstaculizan la evolución”.