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4 tips para llevar tu empresa a procesos eficientes

FORBES, 12 de julio del 2015

Uno de los principales retos de una compañía en crecimiento se relaciona con estandarizar sus procesos, pero no te preocupes: gestionar este tipo de cambio hacia procesos eficientes puede hacerse de forma oportuna y simple. Aquí te decimos cómo.

  

Uno de los principales retos de una compañía en crecimiento se relaciona con estandarizar sus procesos. El paso entre dejar de ser una organización en la que una sola persona lleva de forma manual procesos clave, tales como facturación, cobranza, etc., para convertirse en una compañía con procesos formales que apoyen una estrategia real de crecimiento es un factor determinante. He visto compañías con un producto o servicio muy exitoso sufrir de manera innecesaria en esta inevitable transición hacia la institucionalización de sus procesos.

La implementación de procesos eficientes, que reduzcan errores y liberen tiempo usado en actividades de poco valor agregado se vuelve esencial a la hora de pensar en los tres pilares de una organización: sus clientes, empleados y accionistas. La forma más fácil de saber cuándo documentar y estandarizar un proceso llega como retroalimentación desde alguno de los tres pilares.  Por ejemplo, cuando los empleados empiezan a viajar y tienen que documentar sus gastos para efectos fiscales y de control interno.  En el momento en que la carga administrativa de hacer esto genera quejas como “tardo medio día al mes llenando formatos para comprobar mis gastos y dándole seguimiento a mi reembolso”, se vuelve evidente la necesidad de diseñar un proceso estándar.

La realidad es que gestionar este tipo de cambio hacia procesos eficientes puede hacerse de forma oportuna y simple. Aquí cuatro ideas a considerar:

Definir prioridades: para comenzar, recomiendo hacer una lista con los procesos críticos de la organización, los cuales se convertirán en los primordiales. Escuchar a clientes, empleados y accionistas es clave. Una vez identificados, se deben incluir nombres de los responsables, tiempos y fechas de entrega. Existen numerosas formas de documentar un proceso, pero las más comunes se basan en los diagramas de flujo.

Incluir formatos: el formato lo dice todo, por eso es importante que transmita exactamente lo que queremos decir. Debe ser amigable para el usuario y para quien lo lea, que describa de lo general a lo particular. Es importante que todos los documentos cuenten con un formato definido, y para ello existen herramientas muy útiles que pueden facilitar la asignación de trabajos y monitorear los resultados.

Documentar pasos: en este punto, es excelente idea nombrar a un líder o varios por área que documenten con detalle todo lo sucedido durante la implementación de los procesos. Aunque puede ser una tarea monótona, es sumamente efectiva a la hora de mejorar los procesos y también para detectar áreas de oportunidad en caso de que existiera alguna. Una bitácora siempre será una gran herramienta.

Momento de ejecución: ya cuando se han definido prioridades, responsables, tiempos, formatos y demás acciones, llega el momento de comenzar a ejecutar lo documentado. En este paso, todos los involucrados reportan la metodología recopilada con las prácticas más exitosas y con base en éstas se puede dar inicio a la capacitación del personal. Y posteriormente se realizan los ajustes y mejoras.

Dar continuidad y actualización a los documentos elaborados son puntos fundamentales para que los procesos sean exitosos, por eso, el usuario debe nutrir constantemente con experiencias y aprendizajes. En la medida en que cada área trabaje efectivamente, independiente una de otra pero trabajando de manera colaborativa y cumpliendo con sus funciones, la empresa tendrá mayores probabilidades de crecer e incrementar su negocio.

Carlos Carriedo

Carlos Carriedo, Vicepresidente y Gerente General de American Express Global Corporate Payments Latinoamérica.