cómo ser eficiente

Quien desperdicia tiempo, desperdicia vida

FORBES-14 de marzo de 2017

Te la pasas respondiendo e-mails todo el día, WhatsApp, llamadas telefónicas, charlas de pasillo y esto, apenas son fuentes de distracción normales que tienes en un día ordinario.

Contestas dos correos y mientras lo haces, ¡te llegan otros tres! Apenas terminas de leerlos y ya recibiste la respuesta a los dos anteriores que habías enviado ¡Parece como si se reprodujeran más rápido que las bacterias!

Si eres de las personas que terminan el día con una lista de tareas más grande que aquella con la que empezaste, te tengo noticias: ¡tienes mucha compañía! Actualmente vivimos en un mundo tan estresante, tan lleno de tareas por hacer, que la efectividad de las personas y la productividad en las empresas pudiera estar bajando, en parte por tantas distracciones que se traducen en falta de eficiencia de muchas personas.

¿Y cómo ser eficiente con tantas distracciones? ¿Cómo priorizar lo que es verdaderamente importante? ¿Cómo distinguirlo? ¿Cómo ser más efectivo en el trabajo sin sentirte culpable cuando no hayas terminado todo lo que tenías pendiente para tu día? Te comparto dos pasos para lograrlo:

1) Responde a “Las cuatro preguntas”.

¿Qué cosas me harán sentir orgulloso al final del año si las logro?

¿Cuáles de mis éxitos están perfectamente alineados a los objetivos de mi área o de mi empresa?

¿Qué esperan mis jefes de mí, que me generará un gran reconocimiento al final del año si lo consigo?

¿Qué les demostraría a mis evaluadores que ya estoy listo para el siguiente nivel?

Las cuatro preguntas son muy poderosas. Reflexiona bien y encuentra las respuestas. Te puede tomar algunos minutos, varias horas o quizá, incluso, requieras una charla con tus jefes. Sigue leyendo sólo hasta que las contestes con claridad. Cuando tengas las respuestas, podrás estar seguro de cuáles son tus Metas reales y hacia dónde debes estar enfocado.

Ahora, aquí está la clave: cada vez que vayas a comenzar una tarea o cualquier actividad, crea el hábito de preguntarte: “Esto que voy a hacer, ¿me acerca o me aleja de mis Metas reales?”. Si la respuesta es que te acerca a tus metas, ¡te felicito! ¡Encontraste algo que verdaderamente es importante!

Recuerda que muchas personas te pedirán tu colaboración a cada momento, con el argumento de que lo que te solicitan “es muy importante”. Habrá quien incluso te diga “sé que estás ocupado, pero esto es importante”. Quizá lo es, pero las cosas importantes deberían sobresalir y cuando te dicen que todo es importante, entonces nada realmente lo es, porque nada sobresale ¿Te das cuenta? La forma correcta de priorizar es que independientemente de lo que digan los demás, sólo le asignarás la etiqueta de “algo importante” a lo que hayas identificado con “Las cuatro preguntas”. Esas son tus Metas reales. Desde ahora y para siempre: si lo que vas a hacer o lo que te están pidiendo que hagas te acerca a tus Metas reales, ¡esa es tu prioridad! ¡Eso es lo verdaderamente importante!

2) Permítete algunas excepciones. Si te la pasas enfocado sólo a tus prioridades, serás una persona de alto desempeño, pero la cooperación con los demás también es necesaria. Sin embargo, para poder cooperar, primero define tu “Intervalo aceptable”; que es el número de minutos que puedes dedicar a una tarea que no esté alineada a tus Metas reales, sin que te afecte en tu trabajo o en tu vida personal. Si eres una persona muy ocupada pueden ser 15 minutos, o media hora si tienes más flexibilidad.

Ahora puedes dedicarte a otras tareas al final del día, cuando ya hayas terminado tus prioridades o avanzado en ellas, pero también puedes hacerlo en cualquier momento, siempre que cada actividad esté dentro de tu “Intervalo aceptable”.

El día sólo tiene 24 horas y lo ideal es que dediques ocho a trabajar y ocho a descansar ¡Asegurándote que no coincidan! Quizá no tengas oportunidad de realizar todo en ocho horas, pero siempre habrá tiempo para tus prioridades y éstas las identificas no por lo que los demás dicen que es importante, si no por lo que tú definiste con las preguntas del primer punto.

Al final, lo relevante es cómo te vas sentir, porque si te sientes bien, tendrás más energía y trabajarás mejor. Pero si haces mucho y al final no te sientes bien, significa que lo que hiciste no te acerca a tus Metas reales y podrías estar desperdiciando tu tiempo y recuerda: el que desperdicia su tiempo ¡Desperdicia su vida!

Arturo Luna-Director en el área de Retiro de Mercer en la Ciudad de México. Participa en diversos proyectos de consultoría actuarial para grandes empresas del mercado nacional.