administrar tiempo

¿Más productivo? Aprende a administrar tiempo

FORBES- 30 de enero de 2018

Todos tenemos 24 horas al día. No es algo que podamos comprar, por lo que el problema no está en la cantidad de tiempo que tenemos, sino en cómo lo administramos.

¿Sientes que no te alcanza el tiempo?

El principal error que cometemos es, precisamente, basar la gestión del tiempo en el ¿reloj. Si quieres administrar bien tu tiempo sustituye el reloj por una brújula. Cuando administras tu tiempo basado en el reloj (de tal hora a tal hora voy a hacer tal cosa, de tal hora a tal hora, esta otra …) llenas tu agenda de actividades, bajo la premisa de “no perder el tiempo”, llenando cada minuto de tu agenda; No obstante, lo importante es   Identificar qué es lo que quieres lograr, para de esta manera, priorizar tus actividades.

Aunque todas las actividades nos parezcan importantes, en realidad hay unas más importantes que otras. Clasificar algo como importante es una decisión personal que emana de adentro y urgencia es una presión que está en el entorno, que viene de fuera y que provoca que lleves a cabo una acción. Te llaman por teléfono y te parece urgente contestar justamente porque es una presión que viene de afuera; si tienes una brújula interna y ves quién está marcando, puedes valorar si es una persona clave en tu vida o en la tarea que estás realizando o no lo es; es decir, tú puedes decidir contestar o no, en base a la importancia de la llamada; de esta manera no llenas ese tiempo con una llamada que no consideras importante y evitas decir “es que… me llamaron y… tuve que contestar”. Si lo hicieras está claro que estás manejando el reloj y no la brújula. La brújula te define prioridades.

Para gestionar tu tiempo de manera eficiente…

Define tus prioridades. Define cuáles son los roles importantes de tu vida en los que quieres sobresalir.

Administra tu tiempo semanalmente. Las prioridades se traducen en actividades a realizar que consideras importantes y creo que, en ese sentido, algo que nos da flexibilidad a la hora de administrar nuestro tiempo es la semana. Si tú te pones una actividad por día, te vas a dar cuenta de que muchas veces esa actividad no la has podido llevar a cabo porque surgió un imprevisto, porque hay situaciones que no dependen de ti … pero cuando tú fijas una actividad semanal, si algo pasó un día en específico y no tuviste la oportunidad de llevarlo a cabo, tienes toda la semana para que eso que es importante para ti se realice.

Y, por último, ten en cuenta este punto que es enteramente comunicacional: la importancia de tener la asertividad para aprender a decir “no”; Parece que no tiene nada que ver con el tema pero, justamente, los grandes administradores del tiempo señalan la importancia de, frente a diferentes distractores que se nos presentan en cada momento, poder decir proactivamente “no”, “no voy a ir a x lugar”, “no voy a hacer x cosa”, en vez de hacerlo simplemente porque el entorno me lo está demandando. En base a tu brújula interna, tú decides si vas o no a una junta, o si realizas o no alguna actividad. En una cultura como la nuestra donde frecuentemente no se establecen prioridades, te convocan a una junta y por el mero hecho de que lo hacen sientes que tienes que ir, en vez de decir “a esa junta no voy a ir, porque no hay nada que pueda aportar y tampoco me aporta nada esa reunión” … o “porque me aporta más llevar a cabo esta otra actividad”; Tú decides establecer tus prioridades, teniendo la capacidad de rechazar peticiones que te vienen de afuera y que te alejan de ellas.

Logros: Productividad y eficiencia

Si aprendes a administrar tu tiempo de manera eficiente, ganas productividad y eficiencia. Si eres empleado en una compañía, vas a ser reconocido más que por reportar actividades, por reportar logros, es decir, no dirás “esto es lo que hice”, sino “esto es lo que logré”. Asimismo, para tu jefe es igualmente beneficioso, ya que es fundamental asegurar que la gente que trabaja para él logra algo que es esencial para la organización: dar cada vez mejores resultados. La suma de gente más eficiente va generando una organización de alto desempeño, por lo que, claramente, se construye un entorno de ganar ganar. Y todo ello favorece el clima organizacional de una empresa, no hay nada más tedioso y negativo para una empresa que hacer actividades redundantes, que no aportan, que la gente no disfruta, tener lo peor de los dos mundos. Perdemos el tiempo en actividades que no aportan valor y que a nadie le gustan, mientras que, en un entorno productivo, uno está más entusiasmado por lo que está logrando, le genera mayor satisfacción y eso impacta positivamente en el clima organizacional del lugar de trabajo.

Cabe señalar que la habilidad o aptitud de saber gestionar el tiempo de manera eficiente, no es algo propiamente genético, algo con lo que naces, pero diría que el 20% de la habilidad de manejar el tiempo sí tiene que ver con rasgos de la personalidad. Es decir, hay personas que nacen con una personalidad más espontánea, más introvertida y eso, a veces, hace que sean un poco más desordenados, pero sí es cierto que la personalidad juega un papel importante en cuanto a cómo administramos nuestro tiempo. No obstante, el 80% está directamente ligado a una técnica, y, al ser una técnica, todos la podemos aprender.

Finalmente, el tiempo es lo más democrático que hay; Todos tenemos 24 horas al día y eso es muy democrático. No es algo que podamos comprar, por lo que el problema no está en la cantidad de tiempo que tenemos, sino en cómo lo administramos.

*Director General de Leadex Solutions