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Ordenar el lugar de trabajo para empezar bien el año

FORBES – 27 de diciembre de 2017

Ordenar el ambiente de trabajo contribuye a que las personas exitosas tengan un espacio en el que fluya la creatividad. El caos físico invade la mente y contagia al pensamiento.

Soy de las personas que a lo largo del año voy acumulando papeles, libros, revistas, folletos. De hecho, estoy segura de que muchos de ellos se reproducen por generación espontánea y que tienen una vida propia que nada tiene que ver con la mía. Me pregunto si algún duende travieso usa su magia para mover las cosas de lugar y llenar de basura mis cajones. Quisiera que hubiera miles de duendecillos remendones, de esos que tienen entre sus miles de talentos el don de ordenar las cosas y dejarlas limpias y bien colocadas.

Dado que por más que lo invoco, no logro encontrar a ese ser diminuto, alegre y vivaracho que esté impaciente por ponerse a arregla mi escritorio por la noche y darme la sorpresa mañanera de que ya todo está en su lugar: la basura fuera de mi alcance y los asuntos clasificados por importancia y en orden alfabético, me parece que lo mejor será ponerme manos a la obra y ordenar mis cosas.

Ordenar el ambiente de trabajo contribuye a que las personas exitosas tengan un espacio en el que fluya la creatividad. El caos físico invade la mente y contagia al pensamiento. Por el contrario, el orden y la limpieza destraban el pensamiento creativo. Las bibliotecas desordenadas, llenas de libros, papeles y gatos les funcionan a pocas personas. Por lo general, el desorden genera angustia, o por lo menos, peligro de tropezarse y ser tragado por el marasmo.

Lo cierto es que la mayoría de las personas tenemos el espacio en el que trabajamos lleno de cosas que no usamos. Tenemos objetos innecesarios como archivo muerto, computadoras o material de oficina y, por lo general, están en desorden. El desarreglo puede generar sensaciones de caos que derivan en estrés. Un espacio de trabajo desorganizado deriva en una mente desorganizada o distraída.

Son pocas las ocasiones en las que prestamos atención a todos los elementos contaminantes que nos rodean, nos distraen y nos quitan el tiempo. Aunque el orden es una cualidad innata para algunas personas, para la mayoría es difícil mantener las cosas bien organizadas. Por supuesto, todos preferimos trabajar en una mesa de trabajo y en oficina limpia y ordenada.

El orden en el espacio de trabajo no solo ayuda a volvernos más productivos, también mejora el ambiente de trabajo, ayuda a reducir el estrés y los conflictos de la empresa. Un entorno laboral ordenado y limpio es clave para el bienestar de los empleados. Además, hay beneficios que se empiezan a disfrutar inmediatamente al hacer una limpieza y reorganización de tu espacio de trabajo:

El tiempo: Con una oficina en la que todo está en su lugar, se ahorran los minutos que empleamos en encontrar lo que traemos perdido. Cuando todo está limpio y en orden, se encuentra fácilmente lo que se necesita.

El espacio: En una oficina, mesa o escritorio bien organizados se aprovecha el espacio y se da una sensación de amplitud que mejora naturalmente la armonía del lugar. Los movimientos se llevan a cabo con mayor soltura y se inhibe la sensación de agobio o el peligro de que todo se nos venga encima. Un espacio desordenado es un foco de posibles accidentes, mientras que un lugar ordenado motiva la concentración.

La Confianza: En el mundo laboral una persona ordenada siempre se ve con mejores ojos, y esta cualidad traspasa el ámbito físico, denota una persona que tiene disciplina y que sabe con precisión qué hace y dónde están los recursos para hacerlo. También es un hábito que da ejemplo y que puede transmitirse de un empleado a otro, generando un ambiente de trabajo profesional.

Para ponernos empezar es necesario analizar. Tener menos objetos, menos papeles y menos cosas facilitará el orden del escritorio. El objetivo es reducirse a lo esencial y despejar el ambiente. Observa tu escritorio y todas las cosas que hay en él para empezar a clasificar en tres grupos:

Cuántas de esas cosas se usan a diario

Cuáles no se usan más que una vez a la semana. Qué cosas no usas hace un mes.

Cuántas otras no necesitas esporádicamente.

Es sorprendente ver la enorme cantidad de objetos que ocupan espacio visual y físico y que encima no se necesitan. Por supuesto, hay que buscar un lugar para todo aquello que no usamos a diario y quitarlo de ahí. Mientras más limpio esté el escritorio, será mejor. Por supuesto, hay que ser valientes y estar dispuestos a usar el bote de la basura. Ahí tienen que ir a dar todas las porquerías: papeles, clips rotos, migas de pan, envoltorios de galletitas, vasos de café, y todos los residuos que generamos luego de un día de trabajo típico, pero también todo lo que hemos guardado por meses y años -por si acaso los llegamos a necesitar- si no los hemos usado es que no lo vamos a hacer.

Otro elemento que hace que todo se vea desordenado son los cables. Hay que ordenarlos. Sólo tener una computadora, un teléfono de línea y una impresora, puede generarse una telaraña apta para atrapar cualquier tipo de insecto. Hay que arreglarlos. También es necesario minimizar los papeles. El hábito ecológico de escribir sobre las hojas de reciclaje no es una práctica muy prolija. Es mejor tener una libreta de notas para que todas las anotaciones estén en un mismo lugar. El uso desmedido de Post-it nos lleva a tareas de hace un año atrás. Es mejor usar directamente la computadora escribir en una hoja de la libreta. Desde luego, guardar en su lugar lo que se ha utilizado, poner cada cosa en su lugar y que ese espacio esté bien definido y sea respetado es básico. Limpiar la mesa de trabajo de todo tipo de residuo de comida, especialmente, si se tiene el hábito de comer en la oficina sobre el escritorio.

Empezar el año haciendo limpieza de escritorio y ordenando el lugar de trabajo es una buena idea. Es quitarnos estorbos y abrir oportunidades a cosas nuevas. Lo que hacemos en nuestro entorno físico tiene reflejos en nuestra mente. Una mente abigarrada de ideas empolvadas no es propicia para la innovación y el desarrollo. Si estamos buscando que los proyectos se destraben que las oportunidades fluyan, una buena manera de hacerlo es preparar el entorno para desechar lo viejo y darle la bienvenida a lo nuevo.