reuniones estratégicas

 Cómo hacer para asistir a las juntas importantes

FORBES- 7 de agosto de 2018

Algunos consejos para asegurarte un asiento en las reuniones estratégicas en las que se toman las decisiones importantes. Lo mejor que podemos hacer es ponernos manos a la obra.

En las empresas en las que la cultura organizacional promueve reuniones para todo, hay una tendencia para generar estrategias. Estrategias que te ayuden a pasar desapercibido y liberarte de asistir o tácticas para poder sacar el teléfono celular sin que nadie se dé cuenta de que estás jugando o chateando o mandando memes. A nadie nos gusta ir a sentarnos a ver como se pasa miserablemente el tiempo en juntas eternas a las que no se llega a nada. Pero a veces, resulta que quisieras estar en esa reunión a la que no fuiste convocada. Juzgas necesario entrar a una junta, tal vez porque las decisiones tomadas allí tendrán implicaciones para ti o para tu equipo, o tal vez porque sientes que está llegando el agua a los aparejos y no entiendes la razón por la que has sido excluido de discusiones importantes. No importan las razones, ya sea que no ten hayan invitado por un descuido o una decisión puntual del organizador de la reunión, no hay porque temer, aun se pueden tomar medidas para asegurar un asiento en la mesa.

Lo primero que tenemos que hacer es respirar y recobrar la calma. Los emplazamientos para participar en juntas importantes tienen que ver menos con las razones por las que no nos llaman a participar una reunión social en la que sería terrible presentar una candidatura para recibir la ansiada invitación. Las juntas de negocios se relacionan con asuntos totalmente objetivos que se pueden manejar en forma profesional. Hay momentos en los que se puede dejar de lado la lista de invitados y participar porque conoces el tema o dominas el área en cuestión o porque simplemente, tienes información que nadie más tiene y que puede aportar en la consecución de los objetivos. Intelectualmente, no es complicado entender la lógica, pero eso es poco consuelo. Puede doler darse cuenta de que un desaire laboral envía señales a tu equipo y colegas, que pueden preguntarse: ¿Por qué no llamaron a nuestro jefe en esa reunión? Y eso nos lleva a ruidos organizacionales, a creer que hay movimientos de poder que pueden ser o no ciertos. Por lo tanto, antes de ponernos nerviosos o de ver como se nos va despostillando el ego, es imprescindible cuestionarnos si realmente se necesita estar en esa reunión. No se trata de desgastar la imagen a lo tonto.

 

El análisis es más sencillo de lo que parece y se logra, según Nina Bowman, de la Universidad de Harvard, contestando estas cinco preguntas:

¿Eres un actor principal en la toma de decisiones sobre el tema? Es decir, estás directamente involucrado en el área y en el presupuesto sobre el asunto que se va a tratar en la junta.

¿Eres o es tu equipo una de las partes que se verá afectados significativamente por el resultado de la reunión? O sea, lo que se hable en esa junta repercutirá directamente en las operaciones del departamento a tu cargo.

¿Traes conocimiento o información que otros no tienen? Tienes información que puede resultar relevante y facilitar las cosas al equipo convocante a esta junta.

¿Traes una perspectiva única que aún no está representada? Representas un punto de vista sin el cual se pudiera llegar a una toma de decisiones equivocada, o bien, la falta de perspectiva puede llevar a derroteros que alejen a la empresa en la consecución de su meta.

¿Eres una persona que facilita la toma de decisiones? O, por el contrario, te has caracterizado por plantear tus disensos en forma de discordia en vez de explicar por qué no estás de acuerdo, no en forma personal, sino por los perjuicios que pudiera traerle a la organización.

Las respuestas deben ser sinceras y nos pondrán en una perspectiva clara de qué es lo que tenemos que aportar, lo que representa el primer paso de aproximación para asistir a la reunión. La manera real para conseguir un asiento en esas juntas consiste en el valor que podemos aportar. Si el organizador de la reunión nos ha dejado afuera, es posible que no comprenda qué valor aportaríamos a la reunión y es momento de hacérselo saber.

 

Tenemos que ser objetivos con el estilo de participación que hemos tenido durante las juntas. Lo mismo si hemos sido pasivos que si hemos sido agresivos o si nos transformamos en un lastre que no permite avanzar los procesos o consolidar negociaciones. Es posible que nos hayan dejado fuera de una reunión por la forma en que otros perciben nuestro comportamiento.

Existe la posibilidad de que no nos hayan invitado porque simple y sencillamente no tenemos nada que hacer ahí. Porque no es ámbito de nuestra competencia y los temas que se van a tratar no tienen que ver con nada en lo que nosotros tengamos que ver. Pero, para no entrar en conjeturas, lo mejor es hablar. Por lo tanto, una buena recomendación es reservar tiempo para hablar con su jefe sobre sus metas e intereses. Hay que indicar clara y directamente el interés en asistir a reuniones específicas. A lo mejor no hemos sido considerados por la simple razón de que al que no habla, Dios no lo oye. Preguntarle es válido.

También hay que hablar con el jefe qué puede hacer para demostrar su valor. Ofrecer su participación para proyectos en los que puede trabajar ayuda a ser incluido en esas reuniones. Si el superior está de acuerdo en que debería incluirse en las reuniones futuras, no tengas reparos en recordarle ese compromiso. En términos generales, cuando no nos incluyen en una junta de trabajo en la que nosotros queremos participar, quedarnos callados suele ser una muy mala estrategia.

Por el contrario, cuando se comparte de forma proactiva con el organizador cómo su trabajo se alinea con el objetivo de la reunión, y si no hay mano negra, lo más seguro es que se conseguirá el asiento en la mesa de juntas. La razón es sencilla, la gente busca información útil que le facilite el trabajo. Un planteamiento como: sé que habrá una próxima reunión para discutir la nueva estrategia. Pensé que esta información te resultaría útil. Si fuera útil, estaría feliz de venir a la reunión para discutir las implicaciones con el grupo.

Dejar claro que está interesado en asistir y explicar qué valor puede aportar a menudo puede remediar un descuido. Cuando no te invitan a una reunión, es fácil señalar con el dedo y culpar a los demás por dejarte afuera, pero eso normalmente no te dará la invitación. En última instancia, la responsabilidad está en nuestra cancha para demostrar por qué deberíamos estar en la sala de juntas. En esa condición, lo mejor que podemos hacer es ponernos manos a la obra.