Los bots y la transparencia en las
adquisiciones
FORBES- 11 de agosto de 2018
El entorno empresarial está
entusiasmado con los bots, y es fácil ver por qué. Los bots pueden automatizar
tareas rutinarias y repetitivas reduciendo costos y mejorando la eficiencia.
Liberando humanos para realizar
actividades de mayor valor que requieren juicio e intuición. Al tiempo que
escalan fácilmente: manejando una carga de trabajo mucho mayor que la de un
humano al no parar o tomar descansos. Sin embargo, han sido poco tomados en
cuenta en los procesos de compras y adquisiciones de una organización, pública
o privada, limitándolos a la realización de tareas en procesos discretos. Pero
esto está cambiando, ya que los bots – ahora coordinan a múltiples personas
involucradas en procesos de punta a punta, convirtiéndose en un pilar clave
para la efectividad de las compras y adquisiciones. Un ejemplo tangible es el
uso de bots para crear órdenes de compra, automáticamente y sin intervención
humana, con base en datos de la requisición cuando los campos son completos y
precisos.
Aún más, los bots combinados con
capacidades analíticas e inteligencia artificial están siendo críticos para
modernizar y transparentar los procesos de compras y adquisiciones
apalancándose más en los datos y menos en los procesos, para tomar mejores decisiones
comerciales, reducir los costos operativos y mejorar la eficiencia en general.
Para implantarlos de manera
efectiva, es necesario desarrollar una Agenda de Automatización Inteligente
para asegurarse de haber determinado cómo usará los bots, y con qué fines. Para
ello, se deben tomar en cuenta tres consideraciones importantes.
División del trabajo entre
humanos y bots. Los bots se pueden usar de dos formas básicas, asistencia, en
la que una persona debe participar de alguna manera en la actividad; y sin
ayuda, en el que el bot ejecuta de forma autónoma una actividad sin
intervención humana. Debe considerar cuidadosamente el tipo de actividad
involucrada y las implicaciones de su ejecución para determinar que división
del trabajo tiene mayor sentido.
Impacto en políticas y
procedimientos. Desplegar un bot sin primero hacer ajustes en políticas y
procedimientos puede resultar en una variedad de desafíos. Los controles de
auditoría podrían verse comprometidos e introducir nuevos riesgos para la
organización. Se podría requerir más esfuerzo para verificar el trabajo de los
bots, lo que eliminaría las mejoras de productividad, su mayor ventaja
competitiva.
Monitoreo continuo. La falla en
monitorear bots puede tener un impacto material en una organización. La clave
del monitoreo es doble, primero, establecer la responsabilidad del monitoreo; y
segundo, llevarlo a cabo. Con base en la experiencia, el área de tecnología
debe ser responsable de la supervisión regular de los bots al igual que sucede con
otros sistemas. Y debe involucrar al responsable de la unidad de negocio para
investigar y resolver cualquier problema identificado. El monitoreo debe ser
continuo para asegurar que los bots estén ejecutando su función; y de manera
periódica y ante cualquier cambio en los sistemas, se debe completar una
evaluación de desempeño profunda.
Los bots han empezado a abrirse
camino en organizaciones de compras y adquisiciones con visión de futuro
constituyéndose como herramientas para gestionar la administración de
proveedores y catálogos, soporte al usuario final, creación de órdenes de
compra, facturación y procesamiento de solicitudes y pagos. Pero esto es sólo
la punta del iceberg. En los próximos años, los bots se volverán aún más
omnipresentes a medida que las organizaciones busquen implementar bots en toda
la empresa. Esto hace que sea aún más crítico pensar en los detalles e impactos
operacionales mucho antes de que esta tecnología se vuelva un nuevo estándar.
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